Di masa seperti saat ini, penggunaan teknologi menjadi suatu keharusan untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas. Salah satu teknologi yang mendukung hal tersebut adalah tanda tangan digital. Dengan cara membuat tanda tangan digital, proses verifikasi dan penandatanganan dokumen menjadi lebih cepat, aman, dan efisien. VIDA Sign adalah salah satu platform yang menawarkan solusi tanda tangan digital yang canggih, memungkinkan pengguna untuk membuat dan menyimpan template surat dengan mudah.
Mengenal VIDA Sign
VIDA Sign adalah platform tanda tangan digital yang dirancang untuk memudahkan proses bisnis dalam mengelola dokumen dan transaksi secara elektronik. Salah satu fitur unggulan dari VIDA Sign adalah kemampuannya untuk membuat dan menyimpan templat surat, yang memungkinkan pengguna untuk menggunakan dokumen berulang kali tanpa harus membuatnya dari awal setiap kali dibutuhkan.
Langkah-langkah Membuat dan Menyimpan Template Surat dengan VIDA Sign:
1. Masuk ke Akun VIDA Sign
Pertama, buka aplikasi VIDA Sign atau akses melalui web browser, dan masuk ke akun pengguna.
2. Pilih Dokumen yang Akan Digunakan:
Setelah masuk ke akun, klik "envelope here" dan pilih dokumen yang ingin dijadikan template.
3. Tambahkan Penerima Jika Diperlukan:
Jika dokumen tersebut memerlukan tanda tangan dari lebih dari satu pihak, klik "Add Recipient" untuk menambahkan penerima tambahan.
4. Seret dan Lepas Kolom "Fillable Fields":
Seret dan lepaskan kolom "Fillable Fields" ke posisi yang sesuai dalam dokumen, di mana penerima harus mengisi informasi atau menandatangani.
5. Simpan Dokumen Sebagai Template:
Setelah mengatur dokumen sesuai kebutuhan, pengguna dapat menyimpannya sebagai templat yang dapat digunakan berulang kali. Klik menu "More", kemudian klik "save as template", isi nama template dan departemen, lalu klik "save".
6. Kirim Dokumen:
Setelah menyimpan templat, klik "send" untuk mengirimkan dokumen kepada penerima.
7. Akses Templat yang Disimpan:
Untuk mengakses templat yang telah disimpan, klik menu "Template" pada dashboard VIDA Sign.
Manfaat Tanda Tangan Digital dan Templat Surat
Penggunaan tanda tangan digital dan template surat dengan VIDA Sign memberikan sejumlah manfaat yang signifikan bagi bisnis, antara lain:
1. Efisiensi
Proses membuat dan mengirimkan dokumen menjadi lebih cepat dan efisien, karena tidak perlu lagi melakukan proses manual yang memakan waktu.
2. Keamanan
Tanda tangan digital memastikan keabsahan dokumen dan mengurangi risiko pemalsuan atau penyalahgunaan.
3. Penghematan Biaya
Menggunakan tanda tangan digital dan templat surat membantu mengurangi biaya pencetakan, pengiriman, dan penyimpanan dokumen fisik.
Dengan cara membuat tanda tangan digital dan template surat dengan VIDA Sign, bisnis dapat mengoptimalkan proses administrasi mereka, meningkatkan produktivitas, dan memberikan pengalaman yang lebih baik bagi penggunanya.
Kesimpulan
Dengan cara membuat tanda tangan digital dan template surat dengan VIDA Sign adalah langkah yang cerdas dan efisien bagi bisnis modern. Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, pengguna dapat dengan mudah membuat dan menyimpan templat surat untuk digunakan berulang kali, sehingga menghemat waktu dan upaya dalam proses bisnis Anda. Jangan ragu untuk mengadopsi teknologi ini dan menjadikannya bagian integral dari strategi bisnis untuk menghadapi tantangan masa depan dengan lebih percaya diri dan efektif.
