Alasan Industri Properti Perlu Menggunakan Tanda Tangan Elektronik

Industri properti merupakan salah satu bidang industri yang membawa dampak cukup besar terhadap perekonomian sebuah negara. Keberadaannya juga menjembatani masyarakat yang ingin memiliki aset properti dengan hasil terbaik, pelayanan prima, dan harga yang bersaing.

Maka dari itu, industri properti melakukan inovasi seperti mulai menggunakan tanda tangan elektronik untuk bisa memberikan pelayanan yang lebih baik. Tanda tangan elektronik dapat digunakan untuk berbagai keperluan seperti penandatanganan kontrak, perjanjian kerjasama hingga penandatanganan proyek baru.

Lantas, apa saja manfaat tanda tangan elektronik tersebut untuk dunia industri properti? Apa saja tantangan yang dihadapi sektor properti yang bisa diatasi dengan inovasi teknologi tanda tangan? Bagaimana studi kasus penerapannya di perusahaan industri properti terkemuka? Anda dapat simak penjelasannya di artikel ini.

Faktor yang Mempengaruhi Penggunaan Tanda Tangan Elektronik di Industri Properti

Penggunaan tanda tangan elektronik dalam industri properti menjadi sesuatu yang biasa. Ada faktor-faktor yang mendorong perusahaan properti untuk mulai banyak menggunakan tanda tangan elektronik. Faktor yang pertama adalah dari segi keamanan data perusahaan dan konsumen karena tanda tangan elektronik dapat mengamankan dokumen elektronik menggunakan metode enkripsi yang tidak semua orang dapat mengaksesnya tanpa sepengetahuan.

Kedua, faktor efisiensi dan kenyamanan. Efisiensi dan kenyamanan menjadi faktor penting. Apalagi di masa pandemi seperti saat ini, banyak konsumen yang menginginkan pelayanan cepat namun minim tatap muka. Maka, tanda tangan elektronik bisa menjadi solusi akan hal tersebut.

Ketiga, faktor meningkatnya persaingan di industri properti di era teknologi digital. Ini membuat perusahaan harus berinovasi agar mampu menjawab semua tantangan dan lebih dekat dengan konsumen mereka serta selalu terhubung kapan saja dan di mana saja.

Manfaat yang Didapatkan

Berbicara mengenai manfaat, tanda tangan elektronik bisa memberi dampak positif bagi industri properti. Dampak positif ini tak hanya dirasakan oleh ‘pemain’ besar saja dalam bisnis ini seperti developer atau pengusaha real estate. Tetapi juga bagi para calon pembeli atau penyewa. Berikut beberapa manfaat yang didapat menggunakan tanda tangan elektronik.

Jika dulu dalam proses jual-beli maupun sewa properti membutuhkan waktu lama akibat pemberkasan yang bertumpuk maka sekarang tidak terjadi lagi. Dulu, ketika membeli atau menyewa properti ada beberapa persyaratan administrasi yang harus dipenuhi. Salah satu yang membuat proses menjadi lama adalah penandatanganan dokumen dalam jumlah tak sedikit kepada pihak berwenang maupun berbaikan data yang membuat dokumen harus berulang kali melakukan tanda tangan.

Bayangkan saja bila kantor pusat perusahaan properti tersebut berada jauh di tempat properti atau pembeli maupun penyewa. Maka akan membutuhakn waktu beberapa hari dalam mengurus dokumen dan administrasinya. Sehingga dengan penggunaan tanda tangan elektronik proses pengurusan hanya dalam hitungan jam saja paling lama. Bahkan dokumen juga dapat diselesaikan dalam hitungan menit saja. Semua bisa terselesaikan dengan mudah menggunakan teknologi internet.

Menyambung pembahasan sebelumnya, dengan semakin singkat dan mudahnya proses penandatanganan berkas dokumen dan administrasi maka akan berdampak pula pada biaya yang harus dikeluarkan. Baik bagi perusahaan sendiri ataupun pihak konsumen. Perusahaan akan mengeluarkan biaya untuk anggaran pembelian kertas untuk dokumentasi hingga tempat penyimpanan berkas yang aman.

Pengurusan berkas yang minim dokumen kertas membuat cetak dokumen tidak lagi dibutuhkan. Begitu pula dengan proses revisi yang harus melalui proses cetak ulang dan juga mengirim dokumen ke sana kemari.

Belum lagi bila penanggung jawab tanda tangan berada di luar kota atau tidak berada di tempat. Proses pengurusan dokumen menjadi lebih lama. Lamanya prosese akan membuat calon pembeli atau penyewa merasa terbebani sehingga mereka akan berpikir dua kali untuk menyewa atau membeli properti di tempat Anda. Dengan begitu, kesempatan untuk mendapatkan keuntungan pun perlahan menghilang.

3. Pengoperasian yang Mudah

Sebagian pihak enggan menggunakan tanda tangan elektronik karena dianggap menyulitkan karena membutuhkan laptop atau pun smartphone. Padahal, anggapan tersebut kurang tepat. Justru penggunaan dan pengoperasian tanda tangan elektronik ini cukup mudah, karena bisa dilakukan di mana saja dan kapan saja. Anda bisa melakukan tanda tangan elektronik meski berada di luar rumah dan kantor.

Memang, pada permulaan pihak-pihak seperti agen, broker, maupun konsumen harus beradaptasi menggunakan tanda tangan elektronik. Namun, hal itu dapat teratasi bila pihak developer atau perusahaan properti sebagai institusi perusahaan memberikan edukasi secara berkelanjutan tentang pemanfaatan tanda tangan elektronik yang efektif. .

Kesibukan Anda bukan menjadi alasan untuk tidak terhubung dengan klien maupun calon pembeli maupun penyewa properti. Jangan sampai, karena masalah hubungan yang tidak terbina dengan baik Anda kehilangan calon konsumen atau klien potensial. Jadi, usahakan tetap selalu terhubung dengan mereka dengan mempermudah proses persetujuan dan pengelolaan dokumen.

Sebagai contoh, Anda sedang berada di luar kota sementara calon klien membutuhkan kepastian yang cepat untuk penandatanganan kontrak atau kerjasama dalam urusan properti. Maka, Anda bisa menggunakan tanda tangan ini dengan mudah. Selain mudah, di sisi lain Anda akan tetap terhubung dengan pembeli maupun penyewa ini kapan saja dan di mana saja.

Bagi sebuah perusahaan, termasuk dalam industri properti pelayanan prima menjadi bagian penting dalam operasionalnya. Hal ini ditujukan untuk memberikan pelayanan yang terbaik kepada konsumen. Penggunaan tanda tangan elektronik dapat meningkatkan efektivitas dan produktivitas kerja bagi perusahaan.

Terlebih jika perusahaan industri properti tersebut memiliki proyek-proyek tertentu yang harus ditangani dengan segera. Mulai dari pengurusan perizinan, perjanjian kerjasama, dan lain sebagainya. Dengan begitu, perusahaan akan selalu lebih siap kapan saja. Dengan begitu pun perusahaan akan dianggap lebih baik dan mampu menjawab segala tantangan dengan hasil memuaskan. Sehingga akan meningkatkan kepercayaan diri bagi semua yang terlibat di dalamnya untuk memberikan pelayanan lebih baik.

Pelayanan yang prima tidak hanya berdampak positif bagi perusahaan industri properti maupun kolega saja. Di sisi lain, hal itu juga membawa efek positif terhadap persepsi konsumen yang dalam hal ini adalah pihak pembeli maupun penyewa properti yang Anda miliki. Terutama dalam hal kepuasan konsumen.

Pembeli maupun penyewa akan merasa lebih nyaman karena proses manajemen kontrak yang cepat. Selain itu, perusahaan properti juga menjadi terlihat memiliki komitmen dalam perlindungan data pribadi konsumen. Mulai dari proses perjanjian hingga transaksi maupun pengurusan administrasi lainnya tanpa berbelit-belit. Dengan layanan seperti ini konsumen ini akan merasa lebih dihargai oleh perusahaan.

Kemudian, konsumen juga akan memandang perusahaan lebih terpercaya dan bisa diandalkan. Sehingga pembeli properti misalnya tak ragu untuk merekomendasikan perusahaan properti Anda ke calon pembeli atau penyewa potensial lainnya.

Manfaat yang terakhir dari penggunaan tanda tangan elektronik untuk perusahaan industri properti adalah sebagai upaya mencegah pemalsuan data aset. Tidak jarang sengketa properti disebabkan oleh tindakan-tindakan kriminal seperti pemalsuan. Pihak yang dirugikan pun tidak hanya pengembang atau developer saja, tetapi juga calon pembeli, maupun pemilik properti yang sah.

Pemalsuan data memiliki modus yang begitu beragam. Misalnya saja pemalsuan data pemilik tanah, data izin mendirikan bangunan, hingga akta jual-beli properti bila menggunakan tanda tangan basah. Pemalsuan tidak akan terjadi jika Anda menggunakan tanda tangan elektronik karena teknologi ini memiliki sistem berlapis untuk menjamin validitas dokumen elektronik dan verifikasi identitas yang akurat.

Tantangan Industri Properti Saat Menggunakan Tanda Tangan Elektronik

Penggunaan dan penerapan tanda tangan elektronik dalam perusahaan atau industri properti bukanlah hal mudah yang dapat berjalan mulus. Ada tentu tantangan-tantangan yang akan dihadapi ketika perusahaan akan mengimplementasi teknologi ini. Baik dari segi teknis maupun persiapan sumber daya manusia. Setidaknya beberapa tantangan itu di antaranya adalah:

• Kesiapan industri properti dalam menyediakan infrastruktur layanan tanda tangan elektronik yang aman dan tersertifikasi oleh pemerintah. Terlebih lagi untuk menghubungkan antar pihak seperti pemerintahan, korporasi lain, hingga individu.

• Sumber daya manusia juga harus disiapkan dengan baik. Khususnya di era dengan perkembangan teknologi yang semakin cepat. Di sini memang diperlukan adanya edukasi melalui workshop yang dilakukan perusahaan kepada pihak terkait seperti karyawan, agen, dan broker.

• Maintenance atau perawatan mengenai fitur tanda tangan elektronik secara berkala yang penting dilakukan oleh perusahaan yang bekerjasama dengan mitra penyedia layanan tanda tangan elektronik agar bisa dilakukan dengan baik dari hari ke hari.

Namun meski tantangan, bukan berarti industri properti harus menghindari tanda tangan elektronik. Sebab saat ini telah ada penyedia tanda tangan elektronik yang mampu menyelesaikan tantangan-tantangan tersebut seperti VIDA.

Studi Kasus

Setelah Anda mengetahui manfaat dan faktor mengapa tanda tangan elektronik menjadi sangat penting, maka penting pula bagi Anda untuk tahu bagaimana penerapan tanda tangan elektronik tersebut. Anda bisa mengambil contoh dari sebuah perusahaan properti di Amerika Serikat.

Perusahaan ini memiliki reputasi cukup baik dalam industri properti dan mendapatkan penghargaan tertinggi atas pengalaman dan prestasinya selama 27 tahun dalam mengembangkan properti. Selama tahun itu pula WRH menyelesaikan sekitar 11 ribu proyek perumahan yang ada di daerah-daerah Amerika Serikat seperti Arizona, Florida, Chicago, dan sebagainya.

Permasalahan muncul ketika proses administrasi properti harus ditandatangani dan segera diselesaikan. Awalnya, perusahaan ini menggunakan cara lama dengan tanda tangan basah pada kertas. Namun, seiring berjalannya proyek yang terus meningkat maka tak mungkin hal tersebut diselesaikan dalam waktu yang singkat.

Dari situlah, perusahaan akhirnya berinovasi beralih menggunakan tanda tangan elektronik. Alhasil, pelayanan semakin cepat dan proses lebih baik hingga 90%. Selain itu, perusahaan menjadi lebih mudah terhubung dengan konsumen. Sehingga mereka lebih mengetahui dan menjawab apa saja yang dibutuhkan konsumen. Inilah yang membuat citra perusahaan lebih baik dan mendapatkan proyek-proyek lain dengan nilai fantastis.

Di sisi lain, penggunaan tanda tangan elektronik ini membawa dampak pada meningkatnya jumlah penjualan. Hal itu karena prosesnya yang tak berbelit-belit. Selain menumbuhkan kepercayaan diri kepada karyawan, ini juga akan meningkatkan semangat mereka untuk lebih baik sehingga meningkatkan produktivitas. Hubungan antara perusahaan dan konsumen pun semakin erat.

Kesimpulan

Berdasarkan pada penjabaran yang telah diuraikan di atas, keberadaan tanda tangan elektronik memberikan banyak manfaat dan perkembangan dalam dunia industri properti. Sebab, industri properti memainkan peran signifikan terhadap dunia bisnis dan perekonomian baik di tingkat individu, perusahaan, hingga tingkat pemerintahan.

Akurasi, kecepatan, hingga pelayanan yang prima menjadi sebuah kebutuhan. Oleh karena itu, penggunaan tanda tangan elektronik pada industri properti ini akan mampu meningkatkan mutu pelayanan sehingga memberikan dampak positif pada tingkat penjualan dari waktu ke waktu.

Berkat inovasi-inovasi yang mendasar dan sederhana namun berdampak luas seperti penggunaan tanda tangan elektronik menjadi salah satu cara ideal untuk memulihkan industri properti lebih baik. Hal ini karena tanda tangan elektronik dapat memberikan kenyamanan, keamanan, dan transaksi yang mudah. Baik bagi individu sebagai calon pembeli maupun perusahaan.

Oleh karena itu, bagi perusahaan penting kiranya untuk memilih layanan penyedia tanda tangan elektronik yang sudah tersertifikasi oleh lembaga negara terkait. Selain lebih aman, legalitasnya pun terjamin dalam setiap penggunaan, terutama untuk membuat kontrak maupun perjanjian bisnis dengan kolega Anda.

Anda bisa dapatkan tanda tangan elektronik tersertifikasi yang memiliki berbagai standar internasional dengan menghubungi kami, VIDA Digital Identity. VIDA merupakan Penyelenggara Sertifikat Elektronik (PSrE) yang memiliki reputasi dan integrasi menyediakan tanda tangan elektronik di Indonesia.