Kami yakin bahwa semua Anda telah mengetahui proses pada alur kerja dalam pengurusan dokumen baik secara luring. Anda mungkin pernah mengalami, menambahkan keterangan dan detail dokumen, mengirimkannya bolak-balik namun kemudian dokumen hilang. Anda akhirnya harus mengulang dokumen, membuang-buang waktu dan uang selama proses persetujuan dokumen. Sebaliknya, jika Anda menggunakan proses digital untuk dokumen elektronik maka Anda akan mendapatkan alur kerja tangan elektronik terkontrol yang dapat merubah cara Anda dalam proses menangani kontrak dan dokumen.
Analisis IDC menemukan bahwa orang menghabiskan hampir 9 jam setiap minggu hanya untuk mencari dokumen. Studi yang sama menemukan bahwa jika perusahaan menggunakan dokumen digital, daripada mencetaknya, dan menggunakan sistem alur kerja dokumen, mereka menghemat 25% biaya terkait. Badan industri, Workflow Management Coalition (WFMC) menemukan peningkatan 30% dalam produktivitas bahkan ketika proses alur kerja sederhana digunakan untuk mengelola dokumen.
Seperti apakah alur kerja tanda tangan digital yang efektif? Dan bagaimana Anda bisa membangun alur kerja yang sesuai untuk perusahaan Anda? Anda bisa simak penjelasannya di sini.
Penting bagi Anda untuk mengetahui bahwa alur kerja akan mempengaruhi bagaimana perusahaan Anda beraktivitas secara rutin. Tanpa alur kerja yang benar dan baik, manfaat tanda tangan akan sulit untuk tercapai. Memiliki proses alur kerja untuk mengontrol dokumen, akan menghemat waktu, uang, dan membuat Anda lebih produktif. Manfaat-manfaat ini seharusnya menjadi alasan mengapa Anda harus bisa membangun alur kerja penggunaan tanda tangan yang baik di perusahaan Anda.
Ciptakan dan Gunakan Template Tanda Tangan
Tahap pertama dalam alur kerja tanda tangan , yaitu membuat dan menggunakan template tanda tangan pada laman yang telah disediakan. Solusi tanda tangan seperti VIDA Sign menawarkan template dokumen yang memungkinkan Anda membuat dokumen yang siap untuk diproses, dengan tanda tangan yang telah dikonfigurasi sebelumnya untuk mempermudah aplikasi tanda tangan .
Template tanda tangan ini bisa Anda akses kapan saja dan dari mana saja. Hal ini tentu akan sangat menguntungkan bagi Anda yang mengedepankan keleluasaan dalam beraktivitas bisnis. Terlebih di era pandemi COVID-19, penggunaan tanda tangan akan memberikan pengalaman kerja jarak jauh atau work from home yang jauh lebih baik untuk Anda.
Undang Penanda Tangan untuk Berkolaborasi pada dokumen
Setelah menentukan template mana yang akan digunakan, selanjutnya Anda bisa mengundang penanda tangan. Dalam tahap ini yaitu bagian dari proses alur kerja tanda tangan . Siapkan penanda tangan sebelum alur kerja dimulai. Penanda tangan dapat dihubungi melalui email untuk mengakses dokumen atau kontrak. Email dapat berisi tautan langsung untuk mengakses dokumen. Kemudian pihak penanda tangan dapat mengakses, mengklik tautan dan menandatanganinya.
Selain bisa menghemat waktu, Anda juga bisa menghemat lebih banyak uang karena dengan adanya tanda tangan tidak lagi dibutuhkan tanda tangan basah pada kertas. VIDA Sign adalah solusi tanda tangan yang menyederhanakan dan mendigitalkan proses penandatanganan dokumen. Lebih cepat, lebih hemat, dan tentunya lebih meningkatkan kredibilitas bisnis Anda. Kekuatan hukum tanda tangan diatur dalam UU 11/2018 dan diperkuat dengan PP 71/2019, tanda tangan yang dikeluarkan dan dilaksanakan oleh PSrE yang disahkan oleh Kementerian Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia, sehingga memiliki kekuatan hukum di hadapan hukum yang berlaku.
Bagikan Kontrol Akses ke Dokumen
Penanda tangan akan menerima sebuah tautan ke tanda tangan namun Anda juga perlu mengontrol akses ke dokumen. Akses dapat dikontrol menggunakan sejumlah metode. Salah satu alur kerja yaitu mengakses dokumen dengan menggunakan kode akses khusus. Hal ini berguna untuk dokumen dan kontrak yang berisi informasi sensitif dan detail pribadi. Ketika Anda menggunakan VIDA Sign, terdapat pemeriksaan biometrik dengan deteksi keaktifan sebelum penandatanganan untuk menghindari risiko pemalsuan identitas.
Dengan teknologi biometrik, akses tidak perlu lagi mengandalkan kata kunci yang membingungkan. Cukup dengan melakukan verifikasi muka, akses dapat terjadi dengan mudah.
Melalui fitur kontrol akses artinya hanya pihak-pihak berwenang dan berkepentingan saja yang bisa membuka dokumen tersebut. Teknologi VIDA sendiri mampu untuk memverifikasi dan mengautentikasi lebih dari ribuan identitas setiap hari ketika transaksi web dan seluler terjadi secara real-time. Dengan begitu, proses penandatanganan dokumen secara elektronik bisa terlaksana dengan aman dan nyaman.
Tinjau Dokumen Setelah Akses Diperoleh
Anda dapat pergi ke repositori dokumen terpusat dan memeriksa dokumen sebelum menandatangani. Jika tidak ada masalah versi dalam sinkronisasi, alur kerja dapat dilanjutkan ke tahapan selanjutnya. Sebaliknya, jika masih ada data atau informasi yang perlu diperbaiki, maka Anda bisa segera melakukan perbaikan. Proses peninjauan ulang ini penting untuk mencegah risiko kesalahan seperti salah ketik atau klausa yang tidak sesuai yang nantinya dapat berakibat kerugian bagi bisnis Anda.
Saat tanda tangan dibubuhkan pada kontrak elektronik, sertifikat elektronik akan merekam tanda tangan tersebut beserta seluruh informasi yang tercantum. Mulai dari identitas penandatangan hingga waktu penandatanganan. Lebih dari itu, sertifikat elektronik juga merekam setiap perubahan yang terjadi pada kontrak digital tersebut. Jadi, jika seandainya terjadi sabotase atau perubahan informasi di luar persetujuan, Anda bisa melacaknya dengan mudah.
Tahap Persetujuan
Proses penandatanganan menggunakan solusi tanda tangan yang sesuai,, secara otomatis menetapkan penerimaan syarat dan ketentuan:
a) Tinjau Perlindungan Dokumen – Tanda tangan yang mematuhi standar seperti UU ITE dan PP PSTE akan memastikan bahwa tidak ada perubahan yang tidak sah yang dapat dilakukan pada dokumen setelah ditandatangani tanpa persetujuan.
b) Pengingat – Kunci keberhasilan proses alur kerja tanda tangan adalah membuatnya tetap terkontrol. Solusi tanda tangan yang menggunakan pengingat penandatanganan otomatis akan memastikan hal ini terjadi.
Koleksi Tanda Tangan
Untuk otomatisasi kontrol yang lebih besar dari aliran tanda tangan digital, dari pengguna ke pengguna harus diakomodasi dalam alur kerja. VIDA Sign memungkinkan Anda mengatur proses dalam berbagai proses. Ini memungkinkan Anda membuat alur kerja mulai dari pembuatan, peninjauan, penandatanganan, dan penerimaan. Anda bahkan dapat mengaturnya untuk mengizinkan orang masuk dalam dokumen Anda.
Fleksibilitas alur kerja seperti ini bisa Anda dapatkan dengan memanfaatkan aplikasi tanda tangan . Ketika dokumen telah siap untuk ditandatangani, Anda bisa mulai meminta penanda tangan untuk membubuhkan tanda tangan .
Perlu Anda ketahui bahwa ketika dokumen elektronik selesai mendapat tanda tangan , dokumen tidak lagi bisa diubah. Bila Anda memaksa untuk memodifikasi dokumen, maka validitas dokumen dan tanda tangan akan hilang, sehingga Anda harus kembali meminta penanda tangan melakukan tanda tangan .
Sesuaikan Alur Kerja
Anda mungkin perlu menyesuaikan alur kerja dengan kebutuhan spesifik. Setiap perusahaan dan institusi tentu memiliki budaya kerja yang berbeda. Dengan membuat alur kerja yang lebih spesifik dan fleksibel Anda bisa menggunakan tanda tangan dengan lebih efektif.
Pada dasarnya produk dan solusi yang ditawarkan VIDA Sign dapat diadopsi oleh berbagai sektor dan industri. Misalnya, kami dapat membantu penyedia layanan keuangan dengan onboarding pelanggan yang aman dan nyaman, dan memungkinkan membantu pemangku kepentingan keuangan untuk menandatangani perjanjian menggunakan tanda tangan digital yang mengikat secara hukum sambil memastikan integritas dokumen yang ditandatangani.
Lakukan Audit Pada Alur Kerja
Setiap proses alur kerja tanda tangan harus diaudit untuk menghasilkan proses yang benar. Anda dapat melihat kembali proses pemeriksaan ini bekerja dengan baik dan Anda bahkan dapat menggunakannya untuk menyesuaikan alur kerja Anda untuk mengoptimalkannya. Proses audit pada alur kerja bisa Anda lakukan secara rutin dan berkala, sehingga dapat mencegah kesalahan alur kerja yang tidak diinginkan.
Tanda tangan yang dibuat menggunakan teknologi VIDA memanfaatkan teknologi verifikasi berbasis biometrik yang aman. Selanjutnya, Anda dapat memverifikasi dokumen yang ditandatangani secara digital untuk memeriksa apakah integritas dokumen dipertahankan atau dirusak setelah tanda tangan diberikan.
Tahap Penyelesaian dan Penyempurnaan
Langkah penting berikutnya dalam alur kerja tanda tangan adalah pengiriman dokumen yang ditandatangani kepada penandatangan terkait. Proses yang umum diikuti untuk langkah ini adalah penggunaan penyimpanan berbasis cloud untuk mengunggah dokumen yang ditandatangani. Penanda tangan dapat mengakses dokumen dengan memasukkan kredensial mereka yang digunakan sebelumnya dalam tahap otentikasi alur kerja untuk proses penandatanganan digital.
Selain pengiriman dokumen yang ditandatangani, proses audit juga berfungsi sebagai komponen penting dalam tahap akhir proses penandatanganan elektronik. Proses audit adalah elemen penting yang diperlukan sebagai bukti untuk semua proses yang terjadi. Setelah verifikasi proses audit, proses tanda tangan dapat diselesaikan untuk penyelesaian.
Setiap penandatangan dokumen yang selesai dibuat akan dikirimi sebuah tautan URL. Setelah dokumen disetujui, dan tanda tangan diterapkan oleh semua pihak, maka proses dapat diselesaikan. Penanda tangan dapat secara otomatis dikirimi tautan ke dokumen yang telah selesai disetujui, dan memastikan bahwa setiap pihak mengetahui proses penyelesaiannya.
Jika dibandingkan dengan dokumen elektronik, dokumen kertas cenderung lebih rentan risiko hilang, entah itu karena dicuri atau salah peletakan. Belum lagi risiko kerusakan pada kertas akibat banjir, kebakaran, atau musibah lainnya. Risiko-risiko tersebut dapat Anda hindari dengan menggunakan dokumen kontrak digital bertanda tangan .
Anda dapat menggunakan penyedia layanan tanda tangan yang terjamin kredibilitasnya seperti VIDA yang telah terdaftar di Kementerian Komunikasi dan Informatika sebagai Penyelenggara Sertifikat Elektronik (PSrE) berinduk. VIDA Sign memberikan solusi alur kerja, terutama yang memiliki kemampuan e-signing bawaan untuk mengotomatiskan setiap bagian dari alur kerja tanda tangan sehingga memudahkan Anda dalam menandatangani dokumen yang ingin Anda selesaikan.
Anda tidak perlu khawatir karena VIDA Sign telah memenuhi lima standar utama yang ditetapkan, yakni online privacy, security, availability, confidentiality, dan processing integrity. Vida Sign merupakan revolusi terbaik dalam kehidupan masyarakat modern yang dapat memudahkan kerja Anda. Proses digitalisasi tanda tangan ini telah memudahkan dalam berbagai macam sektor pekerjaan.
Dalam proses alur kerja tanda tangan memang melalui proses yang panjang dan membingungkan bagi pengguna yang belum terbiasa melakukannya, maka dari itu Kami hadir melalui VIDA Sign dan membungkusnya menjadi platform yang mudah untuk dipahami dalam melakukan proses alur kerja tanda tangan . Tunggu apalagi? Segera hubungi kami untuk mempelajari solusi VIDA Sign lebih lanjut.
.png)
