Tanda tangan dokumen memang sangat dibutuhkan untuk proses validasi dan untuk melanjutkan ke tahapan selanjutnya dalam sebuah bisnis. Dalam dokumen kontrak misalnya, tanda tangan dokumen penting untuk menunjukkan keabsahan dan legalitas sebuah proyek tertentu. Oleh karena itu, ada beberapa cara agar dokumen kontrak tersebut segera ditandatangani. Berikut beberapa tips yang perlu Anda ketahui.
Pastikan Identitas Pembuat Keputusan
Hal pertama agar tanda tangan dokumen dapat segera disetujui ialah memberikan informasi dengan detail mengenai identitas pihak-pihak yang terlibat penandatanganan dokumen. Seperti mencantumkan nama pihak tersebut, nomor telepon dan hal penting lainnya, hingga jabatan.
Semua hal tersebut harus jelas dan pastikan segala keputusan dan kemungkinan-kemungkinan yang ada diketahui oleh kedua belah pihak. Apabila Anda tidak mengetahui detail informasinya, bisa saja ini menjadi faktor penghambat dokumen tidak ditandatangani.
Pahami Goal dari Klien
Cara agar dokumen kontrak segera ditandatangani adalah dengan memahami apa yang sebenarnya klien inginkan. Persiapkan dokumen yang berisikan tentang apa yang termasuk target-target yang mereka harapkan dari kerjasama dan kontrak tersebut.
Ketika Anda mengirimkan dokumen kontrak yang tidak sesuai dengan harapan, kebutuhan, tenggat waktu yang diberikan, hingga transparansi maka otomatis klien tidak akan melakukan tanda tangan dokumen. Oleh karena itu, perhatikanlah mengenai:
- Layanan yang diberikan
- Waktu pembayaran
- Langkah-langkah yang diperlukan
- Persetujuan legal lainnya yang diperlukan
Tentukan Deadline
Setelah Anda memahami apa yang diinginkan oleh klien potensial, maka cobalah untuk membuat linimasa langkah-langkah penting yang harus Anda lakukan. Mulai dari menyusun materi untuk dokumen hingga penandatanganan dokumen dengan klien.
Ada baiknya untuk memudahkan hal itu buatlah target-target dan tenggat waktu yang diberikan kepada klien untuk mempelajari dan menandatangani dokumen. Berikanlah dokumen tersebut jauh hari sebelum batas tenggat waktu. Ini disarankan dengan tujuan klien dapat mempelajari dokumen tersebut. Sehingga, tidak terjadi kesalahpahaman dalam penandatanganan dokumen.
Kirim Sesuai Janji
Mengirimkan dokumen kontrak sesuai janji. Hal ini mungkin terdengar klise, namun memiliki dampak yang cukup besar dalam proses penandatanganan dokumen. Di sini, Anda harus mengirimkan dokumen sesuai dengan yang dijanjikan. Mulai dari tenggat waktu pengiriman, isi kontrak, dan kesesuaian lainnya.
Dalam isi dokumen pastikan semua dijelaskan secara transparan. Khususnya yang menyangkut mengenai keuangan dan juga detail kontrak, produk, dan sebagainya sesuai yang dijanjikan.
Bila perlu Anda pun bisa menawarkan solusi terbaik apabila terjadi permasalahan di kemudian hari. Jika hal-hal tersebut tidak Anda perhatikan, mungkin saja klien akan kurang siap menandatangani dokumen dan akhirnya penandatanganan dokumen akan tertunda dalam waktu yang cukup lama.
Lakukan Follow-Up
Terkadang nasihat yang sederhana dapat membuat beberapa hal menjadi lebih efektif. Begitu pula dengan proses penandatanganan dokumen. Jika Anda ingin dokumen segera ditandatangani, lakukan follow-up kepada klien.
Seiring dengan pekerjaan yang menumpuk, klien dan Anda sendiri menjadi lupa jika ada dokumen yang perlu ditandatangani. Maka, sesekali lakukanlah peninjauan kembali dengan mengirim email atau pesan singkat. Cara lainnya adalah dengan melakukan panggilan.
Lebih baik lagi jika Anda menggunakan software tanda tangan digital untuk proses pengecekan dokumen. Lakukan pemeriksaan secara berkala apakah klien telah meninjau dokumen tersebut atau belum.
Review Sekali Lagi
Hal lainnya yang perlu diperhatikan agar dokumen cepat ditandatangani adalah, Anda harus melakukan review pada dokumen tersebut. Mengapa demikian? Sebab, dokumen yang tidak ditandatangani bisa jadi karena kelalaian Anda sendiri.
Sebagai contoh, penggunaan tata bahasa yang kurang tepat. Klien pun akan merasa kurang nyaman dan seolah mereka menganggap Anda tidak serius. Di sini, sebaiknya Anda perhatikan mengenai kesalahan eja, tanda baca, dan lain sebagainya.
Gunakan tanda tangan digital
Terakhir, namun sangat penting sekali dalam penandatanganan dokumen ialah usahakan tidak membebani klien. Dalam hal ini maksudnya tidak menyulitkan mereka. Menggunakan tanda tangan basah mungkin saja menyulitkan bagi klien karena selain bisa memakan waktu, juga akan memakan biaya.
Maka dari itu, menggunakan teknologi digital seperti tanda tangan digital adalah pilihan terbaik. Anda bisa menggunakan tanda tangan digital dalam penandatanganan dokumen penting. Selain lebih cepat dan praktis, tanda tangan digital juga lebih mudah dan aman untuk keperluan penandatanganan dokumen eksternal.
Di samping itu, keamanan tanda tangan digital sudah tidak diragukan lagi. Sebab, menggunakan enkripsi yang hanya dapat diakses oleh pihak-pihak yang memiliki izin saja. Dengan begitu, kerahasiaan dokumen dapat terjaga dengan baik dari hal-hal yang tidak diinginkan. Seperti penyalahgunaan tanda tangan untuk hal melanggar hukum.
Berbicara mengenai tanda tangan digital, Anda bisa percayakan kepada PT Indonesia Digital Identity (VIDA). Selain lebih efisien dan memiliki portofolio dalam hal tanda tangan digital di Indonesia, penggunaannya pun sangat ramah pengguna dan memiliki izin resmi dari lembaga pemerintah terkait.
Jadi, jangan ragu untuk memilih VIDA sebagai mitra bisnis Anda di era digital agar penandatanganan dokumen lebih cepat dan aman. Untuk mencoba tanda tangan digital tersertifikasi yang cepat, mudah, dan aman, silakan klik di sini.
