Tanda Tangan Digital Tersertifikasi di Indonesia
Pada dasarnya, tanda tangan digital bukanlah tanda tangan di atas kertas lalu dipindai menjadi dokumen digital. Tanda tangan digital dapat diartikan sebagai tanda tangan yang berisi informasi elektronik terenkripsi berupa sertifikat elektronik sebagai alat verifikasi dan otentikasi.
Di Indonesia maupun seluruh dunia, tanda tangan digital yang sah menggunakan mekanisme pengamanan kriptografi dan diterbitkan oleh Penyelenggara Sertifikat Elektronik (PSrE). PSrE sendiri merupakan badan yang terdaftar dan tersertifikasi untuk menerbitkan Sertifikat Elektronik sehingga tanda tangan dapat diakui legalitasnya dan mengikat secara hukum di Indonesia.
PSrE harus memiliki tingkat perlindungan sistem teknologi informasi yang tinggi dan melengkapi beberapa syarat yang harus dipenuhi oleh suatu institusi atau lembaga. Tanda tangan yang diterbitkan PSrE hanya dapat dimiliki dan digunakan oleh pengguna yang identitasnya telah diverifikasi oleh PSrE serta tidak dapat dialihkan atau digunakan oleh orang lain.
Perkembangan Tanda Tangan Digital
Seiring dengan pesatnya perkembangan teknologi, banyak sektor bisnis beradaptasi dan menjalankan bisnisnya secara digital. Perubahan ini semakin terasa pada saat pandemi, untuk meminimalisir penyebaran dan penularan virus Covid-19 pemerintah mengeluarkan kebijakan pembatasan wilayah yang mengharuskan perusahaan melakukan Work From Home (WFH) sehingga sebagian besar kegiatan bisnis dan transaksi keuangan dilakukan secara online.
Salah satu infrastruktur penting dalam perubahan operasional dari konvensional ke digital ini adalah tanda tangan yang digunakan untuk otentikasi dan verifikasi dokumen penting. Menurut, Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik Pasal 11 tanda tangan memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah selama memenuhi persyaratan.
Keuntungan Bagi Bisnis
Berikut ini adalah keuntungan tanda tangan untuk berbagai sektor bisnis.
1. Meningkatkan efisiensi
Beralih ke tanda tangan dan dokumen digital dapat meningkatkan efisiensi operasional Anda. Dengan mengurangi penggunaan dokumen kertas yang justru memperlambat pekerjaan atau berpotensi mengakibatkan kesalahan, proses kerja akan lebih cepat.
2. Ramah lingkungan
Menghilangkan kertas dan daya yang digunakan oleh printer dan scanner, akan membantu mengurangi jejak karbon sehingga bisnis Anda lebih ramah lingkungan.
3. Penghematan biaya
Kertas, printer, dan tinta printer mungkin tampak seperti biaya kecil untuk bisnis Anda, tapi semakin besar skala bisnis Anda tentu akan menambah biaya yang dibutuhkan untuk mencetak dokumen-dokumen penting. Dengan tanda tangan dapat membantu mengurangi biaya tersebut dan dananya dapat dialokasikan untuk kebutuhan yang lain.
4. Kepuasan pelanggan dan mitra
Proses validasi dokumen yang lebih sederhana dan cepat dengan tanda tangan dapat meningkatkan kepuasan dari pelanggan dan mitra Anda.
5. Kelangsungan bisnis
Mencetak dokumen penting dengan kertas adalah cara konvensional. Menggunakan tanda tangan adalah salah satu cara yang dilakukan agar bisnis Anda bisa tetap kompetitif di era digital.
6. Kerapian dokumentasi
Dokumen digital juga lebih mudah disimpan karena tidak memerlukan ruang fisik, dan dapat dengan mudah diambil kapan saja dengan fitur pencarian. Untuk mencegah kehilangan dan kerusakan dokumen, dokumen akan disimpan dalam bentuk digital pada Cloud.
7. Keamanan dokumen
Tanda tangan tidak dapat diwakilkan dan hanya bisa digunakan oleh Anda. Hal ini mencegah adanya pemalsuan tanda tangan dan identitas pada dokumen.
Jenis-jenis Sektor Bisnis
Bisnis dari berbagai industri membutuhkan tanda tangan tersertifikasi, berikut ini beberapa di antaranya:
1. Sektor bisnis finansial
Layanan finansial dan transaksi keuangan tidak lepas dari dokumen-dokumen penting dan rahasia yang harus ditandatangani seperti form pengambilan dana, form penyetoran dana, form pengajuan KPR, form pinjaman, laporan laba rugi, laporan pertanggungan biaya, dan lain-lainnya. Penggunaan tanda tangan tersertifikasi membuat proses validasi lebih efektif dan memiliki rekaman dokumen yang tersusun rapi secara digital sangat bermanfaat pada saat audit.
2. Sektor bisnis legal
Semua dokumen legal membutuhkan tanda tangan sebagai tanda persetujuan atau kesepakatan seseorang terhadap isi dokumen, tanda tangan ini sifatnya mengikat secara hukum. Tanda tangan dalam penerapannya memang memiliki kekuatan hukum yang tetap. Di berbagai negara, terdapat aturan tersendiri yang mengatur tata cara penggunaan tanda tangan . Termasuk penyelesaiannya di mata hukum dan di pengadilan sebagai sebuah bukti otentik.
3. Sektor bisnis properti
Agen properti memerlukan banyak kontrak untuk ditandatangani mitranya seperti Sertifikat Hak Milik, Izin Mendirikan Bangunan, Hak Guna Bangunan, dan dokumen lainnya. Dengan tanda tangan basah, agen harus mengunjungi mitra atau sebaliknya. Dalam proses tersebut tentu kedua belah pihak harus menyesuaikan jadwal terlebih dahulu, belum lagi mengatasi kemacetan di perjalanan yang membuat waktu terbuang lebih lama hanya untuk sebuah tanda tangan. Agar lebih efisien dalam segi waktu dan tenaga, bisnis properti sebaiknya menggunakan tanda tangan tersertifikasi.
4. Sektor bisnis asuransi
Anda yang bekerja di sektor bisnis asuransi pasti tahu jika dokumen seperti polis asuransi atau pencairan klaim yang diproses setiap hari itu jumlahnya sangat banyak. Dengan tanda tangan , pengelolaan dan proses validasi dokumen menjadi jauh lebih mudah baik dari segi agen maupun dari segi pemegang polis.
Pilih Tanda Tangan Digital Tersertifikasi yang Tepat
Perhatikan legalitas, fitur, biaya, dan layanan dari penyedia layanan saat memilih tanda tangan tersertifikasi. VIDA merupakan Penyelenggara Sertifikat Elektronik (PSrE) Berinduk yang telah terdaftar di Kementerian Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia yang memiliki fitur tanda tangan bernama VIDA Sign. Kenali lebih lanjut tentang VIDA Sign dengan menghubungi kami.
