Di era digital seperti sekarang, banyak perusahaan yang telah meninggalkan sistem penyimpanan dokumen secara manual atau fisik. Perusahaan-perusahaan mulai beralih ke sistem digital karena dinilai lebih praktis dan aman. Terlebih, saat ini penggunaan tanda tangan digital sudah semakin marak sehingga menyimpan dokumen secara digital menjadi kebutuhan.
Seperti halnya dokumen kertas, dokumen digital juga tetap harus dikelola dengan baik. Meski tidak lagi membutuhkan ruang khusus, dokumen digital tetap harus tersimpan dengan baik sehingga sewaktu-waktu dapat diakses dengan mudah. Itu mengapa dokumen digital tetap harus rapi dan sistematis. Bagaimana cara mengatur dokumen digital agar tetap teratur dengan baik? Simak tipsnya di bawah ini!
Satu tempat untuk seluruh dokumen
Salah satu kunci penting dalam mengatur dokumen digital adalah menyiapkan hanya satu tempat untuk seluruh dokumen. Jadikan tempat tersebut sebagai folder utama. Dengan begitu, saat harus mencari suatu dokumen penting, Anda bisa melakukannya secara lebih cepat.
Pada pengguna perangkat bersistem operasi Windows, misalnya, biasanya tempat default untuk menyimpan dokumen digital adalah folder bernama My Documents. Namun, Anda juga bisa menggunakan drive lain sebagai tempat penyimpanan dokumen digital bertanda tangan digital. Sesuaikan saja dengan kebutuhan perusahaan.
Buat sub-folder di dalam folder
Seiring berjalannya waktu, jumlah dokumen digital yang disimpan dalam folder utama pasti akan semakin banyak. Agar nantinya memudahkan Anda dalam melakukan pencarian, sebaiknya buatlah beberapa sub-folder dalam folder utama tersebut. Tentukan struktur folder sesuai dengan kebutuhan Anda dan tim.
Contohnya, Anda bisa menyusun folder berdasarkan tahun, bulan, minggu, dan tanggal. Jadi, begitu membuka folder utama, konten yang muncul adalah folder-folder dengan nama tahun seperti 2020, 2019, 2018, dan seterusnya. Lalu, dalam folder tahun tersebut, berisi folder-folder bernama bulan seperti Januari, Februari, Maret, dan seterusnya. Pun saat Anda membuka folder bulanan, Anda akan menemukan folder mingguan dan di dalamnya akan ada folder harian.
Sebagai alternatif lain, pemberian nama sub-folder untuk mengatur dokumen digital juga bisa berdasarkan divisi. Hal ini biasanya cocok untuk perusahaan berskala kecil yang jumlah dokumen digitalnya belum terlalu banyak sehingga masih membutuhkan satu folder utama untuk seluruh divisi. Barulah nanti di dalam folder utama terdapat sub-folder untuk masing-masing divisi seperti finansial, sales, marketing, dan sebagainya.
Beri nama yang jelas dan spesifik pada dokumen
Berikan nama yang terperinci pada file atau dokumen digital Anda. Tujuannya agar Anda tahu isi dokumen tersebut tanpa harus membukanya. Sebagai contoh, pada dokumen kontrak karyawan bertanda tangan digital, jangan hanya menamakannya “dokumen kontrak”. Akan lebih mudah jika Anda menamakannya secara spesifik seperti “Kontrak Budi Marketing 20180701”.
Jadi, tanpa perlu membuka dokumen, Anda tahu bahwa dokumen tersebut merupakan kontrak karyawan milik Budi dari divisi marketing, yang terakhir kali diperbarui dan ditandatangani secara elektronik pada 1 Juli 2018.
Perlindungan lebih terhadap dokumen bersifat sensitif
Beberapa dokumen tertentu mungkin memiliki tingkat kerahasiaan (confidentiality) yang lebih tinggi dibanding lainnya, misalnya laporan keuangan perusahaan atau dokumen kerjasama dengan klien. Karenanya, Anda pun membutuhkan perlindungan lebih terhadap dokumen tersebut. Salah satu cara paling aman adalah dengan menggunakan tanda tangan digital, bukan hanya hasil scan dari tanda tangan basah.
Pasalnya, tanda tangan digital seperti VIDA Sign telah dibekali dengan sertifikat elektronik yang berfungsi sebagai enkripsi. Jadi, saat tanda tangan digital dibubuhkan pada suatu dokumen digital, sertifikat elektronik akan merekam seluruh informasi penting terkait, mulai dari identitas penandatangan hingga waktu pemberian tanda tangan. Apabila terjadi perubahan pada dokumen tersebut, sertifikat elektronik juga akan merekamnya sehingga Anda bisa melacaknya dengan mudah. Pemalsuan dan penyalahgunaan tanda tangan pun bisa dihindari.
Selain itu, bagi yang menggunakan layanan penyimpanan berbasis cloud untuk mengatur dokumen digital, biasanya tersedia layanan share folder dan dokumen di dalamnya. Demi melindungi dokumen-dokumen bersifat sensitif, manfaatkan fitur share tersebut untuk membatasi jumlah orang dan tentukan siapa saja yang bisa mengakses folder-folder tertentu.
Cek folder penyimpanan secara rutin
Walaupun seluruh dokumen digital telah tersimpan secara rapi dan teratur dalam folder, Anda tetap perlu melakukan pengecekan secara rutin. Misalnya bisa satu minggu hingga sebulan sekali. Luangkan waktu untuk review isi folder penyimpanan. Biasanya, Anda akan menemukan beberapa dokumen lama yang memang sudah tidak terpakai. Dengan begitu, Anda bisa segera menghapusnya sehingga memberikan ruang tambahan untuk dokumen-dokumen digital baru nanti.
Namun, ingat, sebelum menghapus suatu dokumen, pastikan dokumen digital tersebut memang benar-benar sudah tidak akan dipakai lagi. Anda bisa menanyakan hal tersebut ke rekan kerja atau atasan Anda di kantor.
Mengatur dokumen digital memang sekilas terlihat mudah dan sepele. Namun, jika ada begitu banyak dokumen yang harus disimpan, Anda membutuhkan struktur yang jelas agar di masa depan bisa mudah mencari dan menemukan dokumen yang dibutuhkan. Dokumen yang teratur dan mudah ditemukan akan meningkatkan kinerja karyawan dan menjaga akuntabilitas tetap terjaga. Jadi mulai sekarang, Anda bisa mulai perbaiki cara menyimpan dokumen digital ya.
Baca juga: Mengenal Prinsip Nirsangkal dalam Tanda Tangan Digital
