Dokumen fisik mulai tergantikan oleh versi digital, begitu juga dengan tanda tangannya. Keberadaan tanda tangan dokumen online bukan sekadar “yang penting punya”, melainkan menjadi sesuatu yang sangat dibutuhkan.
Proses tanda tangan dokumen online bukan hanya mempercepat alur kerja dan mengurangi penggunaan kertas, tetapi juga merupakan aturan yang telah ditetapkan oleh Komdigi.
Sayangnya, tidak semua tanda tangan dokumen online sah dan mengikuti aturan dari Komdigi. Karena sifatnya digital dan tidak melalui tatap muka, ada sejumlah hal yang harus diperhatikan agar dokumen dengan tanda tangan digital valid dan aman.
5 Cara Menandatangani Dokumen Secara Online
Seiring meningkatnya kebutuhan untuk menandatangani dokumen secara digital, berbagai metode tanda tangan dokumen online pun bermunculan.
Namun, tidak semua tanda tangan dokumen online memiliki tingkat keamanan atau kekuatan hukum yang sama. Berikut berbagai caranya:
1. Tanda Tangan Gambar/Scan Manual
Tanda tangan digital dalam bentuk gambar, foto, atau hasil scan merupakan metode tanda tangan dokumen online paling sederhana. Banyak orang menggunakan cara ini karena sangat mudah, yakni dengan membuat tanda tangan di kertas lalu menempelkannya pada dokumen digital.
Meski cepat dan praktis, tanda tangan dokumen online ini rentan dipalsukan karena tidak bisa diverifikasi identitas penandatangannya.
2. Tanda Tangan Melalui Tool PDF
Tool PDF saat ini menyediakan fitur menggambar tanda tangan langsung di dokumen tanpa keluar dari aplikasi. Tanda tangan ini umum digunakan untuk menandatangani dokumen PDF tanpa harus print-scan.
Tanda tangan online ini memang praktis dan tidak memerlukan tools tambahan, tapi tanda tangan dokumen online dengan tool PDF ini tidak menyertakan otentikasi identitas, tidak memuat bukti legal formal, dan tidak direkomendasikan untuk dokumen penting. Penggunaannya pun terbatas hanya untuk dokumen internal.
3. Tanda Tangan Elektronik: Tidak Tersertifikasi vs Tersertifikasi
Tanda tangan elektronik (e-sign) adalah bentuk tanda tangan dokumen online yang tidak memerlukan identitas penandatangan, tetapi hanya boleh diterbitkan oleh PSrE.
PSrE adalah lembaga berwenang yang boleh menerbitkan sertifikat elektronik yang menyertai tanda tangan elektronik.
Di Indonesia, Komdigi membagi e-signature menjadi dua kategori besar: tidak tersertifikasi dan tersertifikasi (digital signature). Apa perbedaannya?
- Tanda Tangan Elektronik Tidak Tersertifikasi
Tanda tangan elektronik tersertifikasi diakui oleh Komdigi sehingga tetap sah. Kelebihan dari tanda tangan elektronik tidak tersertifikasi adalah mudah digunakan dan cepat, efisien untuk dokumen ringan. Namun, kekurangannya adalah karena tidak melewati verifikasi identitas (misalnya KTP dan biometrik), identitas penandatangan tidak muncul secara personal saat diverifikasi. Yang terlihat hanyalah nama PSrE.
Oleh karena itu, jenis ini tidak direkomendasikan untuk dokumen legal atau yang memerlukan kejelasan identitas penandatangan.
- Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi
Tanda tangan elektronik tersertifikasi atau biasa disebut dengan tanda tangan digital adalah bentuk tanda tangan dokumen online yang paling aman dan sah secara hukum. Untuk membuat tanda tangan ini, pengguna harus mengunggah KTP lalu melakukan verifikasi biometrik. Hal ini bertujuan agar setiap pembubuhan tanda tangan digital mencantumkan identitas penandatangan.
Setiap dokumen bertandatangan digital dilengkapi keterangan mengenai siapa penandatangan dam kapan dokumen ditandatangani, sehingga sangat aman untuk dokumen yang bersifat legal.
4. Tanda Tangan dengan Verifikasi Biometrik (SelfieSign)
SelfieSign adalah jenis tanda tangan dari VIDA yang menggabungkan tanda tangan digital dengan autentikasi biometrik berbasis wajah. Jadi, dokumen hanya bisa ditandatangani setelah sistem memverifikasi bahwa pengguna adalah orang yang sah.
Tanda tangan dokumen online ini biasa digunakan untuk dokumen persetujuan yang singkat, misalnya dalam industri online lending atau asuransi.
5. Tanda Tangan dengan Wewenang Perwakilan (POA Sign)
POA Sign (Power of Attorney Sign) adalah metode di mana penandatangan bukan pemilik langsung dokumen, melainkan orang yang diberi kuasa hukum. VIDA menyediakan fitur ini untuk perusahaan yang butuh menandatangani atas nama direksi, CEO, atau entitas hukum.
Tanda tangan dokumen online ini cocok untuk organisasi atau korporasi yang membutuhkan perwakilan legal. Tanda tangan pun tetap sah karena berbasis sertifikat elektronik.
Memilih cara tanda tangan dokumen online harus disesuaikan dengan tingkat sensitivitas dokumen dan kebutuhan hukum.
Untuk dokumen penting dan bernilai tinggi, dibutuhkan tanda tangan yang identitas penandatanganannya dapat diverifikasi, seperti tanda tangan digital.
Untuk perusahaan dengan banyak pengguna atau nasabah, metode seperti SelfieSign (verifikasi mandiri) atau POA Sign (penandatanganan otomatis oleh VIDA atas kuasa) sangat direkomendasikan.
VIDA menyediakan seluruh jenis tanda tangan tersebut — mulai dari eSign, tanda tangan digital tersertifikasi (digital sign), hingga SelfieSign dan POA Sign sesuai kebutuhan dan level risiko dokumen.
