Perkembangan peran ICT (Information and Communication Technology) atau yang biasa kita kenal dengan Teknologi Informasi dan Komunikasi semakin membawa perubahan pada cara kita berkomunikasi, bekerja, hingga mengelola bisnis.
ICT mempercepat transformasi digital, menghadirkan solusi-solusi baru dalam dunia bisnis termasuk dalam hal verifikasi dokumen. Tanda tangan online misalnya, yang memanfaatkan internet, enkripsi, serta teknologi keamanan digital untuk memastikan dokumen dapat ditandatangani secara aman dan sah secara hukum.
Namun, apa itu tanda tangan online dan apa saja manfaatnya? Simak artikel ini ya!
Mengenal Tanda Tangan Online
Tanda tangan online adalah tanda tangan digital yang dibuat dan disimpan secara elektronik. Pengguna cukup menggunakan perangkat terhubung internet untuk menandatangani dokumen tanpa perlu tatap muka. Proses ini mengamankan dokumen dengan enkripsi dan verifikasi identitas, menjaga keaslian dan integritasnya.
Berdasarkan White Paper yang dirilis oleh VIDA, berbagai bisnis di Indonesia telah mengalami pemalsuan dokumen dan tandatangan. Sebesar 69% terjadi pada dokumen finansial, 55% pada dokumen legal, dan 67% pada pemalsuan kontrak.
Oleh karena itu, tanda tangan online yang dilengkapi sistem keamanan (MFA dan sertifikat digital) akan membawa perusahaan selangkah lebih maju dalam mencegah kejahatan digital yang mengancam setiap hari.
Manfaat Tanda Tangan Online
Munculnya tanda tangan online tidak hanya sebagai bentuk bukti dari kemajuan teknologi. Namun inovasi ini hadir menjadi solusi dari berbagai tantangan yang dihadapi dalam dunia bisnis, terutama terkait administrasi seperti pengelolaan dokumen.
Oleh karena itu, tanda tangan online dapat membawa banyak dampak positif atau manfaat ketika diintegrasikan ke dalam sistem bisnis. Manfaat-manfaat tersebut di antaranya adalah:
1. Keamanan Tambahan
Dalam dunia yang sudah semakin digital, kejahatan digital seperti pemalsuan tanda tangan (signature forgery) mengancam berbagai sektor bisnis setiap harinya. Pada sektor multi finance misalnya, seorang penipu bisa memalsukan tanda tangan untuk mendapatkan pinjaman.
Dengan menggunakan tanda tangan online yang sudah ditambahkan dengan sistem keamanan seperti pada aplikasi VIDA Sign, kamu sudah mengambil langkah untuk terhindar dari tanda tangan yang tidak sah dan pemalsuan dokumen.
Tanda tangan online ini dilengkapi dengan teknologi enkripsi yang canggih untuk melindungi data selama proses pengiriman dan penyimpanan berlangsung. Setiap tanda tangan digital memiliki enkripsi unik sehingga hanya pihak berwenang yang bisa mengakses dokumen.
2. Aksesibilitas dan Efisiensi
Kemudahan dalam mengakses dan menggunakan tanda tangan online adalah salah satu manfaat yang bisa secara langsung dirasakan oleh penggunanya. Hanya dengan menggunakan perangkat yang terhubung ke internet, dokumen bisa ditandatangani tanpa terhambat oleh lokasi fisik.
Dengan menghapus berbagai prosedur tradisional seperti mencetak, pembubuhan tanda tangan basah, dan pengiriman kembali melalui kurir, tanda tangan online bisa mempermudah alur pekerjaan hingga mengurangi biaya operasional sebuah perusahaan.
3. Ramah Lingkungan
Penggunaan tanda tangan online tidak hanya membawa keamanan dan efisiensi pada sistem kerja sebuah perusahaan, namun juga membantu dalam upaya keberlanjutan lingkungan. Pada era di mana isu lingkungan lebih sering dibicarakan, perusahaan yang menggunakan tanda tangan online akan berkontribusi dalam pengurangan limbah kertas dan sumber daya lainnya.
Dalam proses yang sudah digital, pengolahan dokumen seperti penandatanganan dan penyimpanan, dapat dilakukan secara online. Sehingga kebutuhan akan penggunaan kertas juga dapat berkurang secara signifikan.
Selain itu, perubahan digital ini tidak memerlukan perubahan besar dalam infrastruktur. Integrasi tanda tangan online biasanya hanya memerlukan aplikasi atau platform berbasis web, seperti yang sudah disediakan oleh VIDA.
4. Diakui oleh Hukum
Tidak hanya memberikan kemudahan, tanda tangan online juga sudah didukung oleh landasan hukum yang ada di Indonesia. Berdasarkan Undang-Undang ITE Nomor 11 Tahun 2008, tanda tangan elektronik yang dibuat dengan sertifikat elektronik dari PsRE terakreditasi dapat diakui secara sah.
Selanjutnya, pada Peraturan Pemerintah juga sudah dinyatakan bahwa tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat hukum memiliki kekuatan yang setara dengan tanda tangan basah selama keaslian dan integritasnya dapat dibuktikan.
Tanda Tangan Online oleh VIDA
VIDA Sign adalah platform tanda tangan digital yang tidak hanya menawarkan kemudahan, namun juga keamanan dalam penggunaannya. Dapat diakses melalui perangkat seluler ataupun desktop, VIDA menyederhanakan proses dan meningkatkan efisiensi waktu.
Langkah Menggunakan VIDA Sign
Kamu masih awam dengan cara kerja tanda tangan online? Jangan khawatir! Gini caranya buat tanda tangan di VIDA yang mudah, aman, dan tentunya sah:
- Sign up terlebih dahulu pada situs https://sign.vida.id/.
- Pilih “Create Envelope”.
- Di sini kamu akan menemukan dua jenis tanda tangan, yaitu “e-Sign” (tanda tangan digital yang bisa digunakan untuk jenis dokumen apapun dan tidak memerlukan verifikasi identitas) dan “Digital Sign” (tanda tangan digital yang direkomendasikan untuk dokumen penting karena memerlukan verifikasi identitas berupa KTP dan biometrik).
- Untuk menggunakan e-sign, kamu cukup mengunggah dokumen dan melakukan tanda tangan.
- Untuk menggunakan digital sign, kamu harus melakukan verifikasi identitas untuk mendapatkan sertifikat elektronik.
Belum punya sertifikat elektronik? Cukup buka “Personal Profile” pada side menu, pilih “Get My Certificate Now”. Kemudian pilih “Verify for Digital Signatures”. Lakukan verifikasi mulai dari email dan nomor handphone, KTP, dan wajah.
Tanda tangan online telah berhasil mengatasi tantangan pada sistem tradisional dengan menghadirkan keamanan dan efisiensi yang lebih tinggi. Pengguna kini dapat mengelola dokumen dengan lebih cepat, ramah lingkungan, dan terlindungi dari risiko pemalsuan.
Dengan hadirnya platform seperti VIDA Sign, proses tanda tangan menjadi lebih praktis dan terjamin keabsahannya, baik untuk individu maupun bisnis. Di era digital ini, mengadopsi tanda tangan online menjadi langkah pasti untuk memperkuat kepercayaan dalam transaksi dan menjaga integritas setiap dokumen.
