Tanda tangan online sebenarnya sudah lama digunakan. Namun, kebutuhannya melejit kala pandemi Covid-19. Ini terjadi karena adanya kebutuhan yang makin tinggi untuk efisiensi dan kerja jarak jauh. Maka wajar, banyak orang yang mencari tanda tangan online gratis agar dapat menandatangani dokumen secara digital.
Tapi muncul pertanyaan besar: apakah semua layanan tanda tangan online gratis itu benar-benar legal, khususnya di Indonesia? Apakah tanda tangan online gratis bisa menggantikan tanda tangan basah?
Apa Itu Tanda Tangan Online?
Tanda tangan online adalah cara menandatangani dokumen secara digital melalui perangkat elektronik seperti laptop atau handphone. Cukup unggah file, tambahkan tanda tangan secara virtual, lalu dokumen siap dikirim atau disimpan.
Proses ini memudahkan individu maupun perusahaan dalam menyelesaikan berbagai urusan administratif secara cepat dan efisien, terutama di era kerja jarak jauh dan digitalisasi dokumen.
Namun penting untuk diketahui, tidak semua tanda tangan online memiliki kekuatan hukum yang sama. Ada yang hanya berupa gambar atau nama, ada juga yang dilengkapi dengan verifikasi identitas resmi dan sertifikat digital.
Di Indonesia, tanda tangan online yang dapat digunakan untuk dokumen penting, tidak dapat dipalsukan, dan tidak dapat disangkal isi dokumennya adalah tanda tangan yang diterbitkan oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE), yakni institusi yang diawasi oleh Komdigi.
Artinya, tanda tangan online yang ada di website gratis tidak 100% sah, loh. Jadi, kamu harus tahu dulu dokumen yang perlu ditandatangani supaya kamu bisa memilih tanda tangan online gratis yang cocok.
Website Penyedia Tanda Tangan Online Gratis
Berikut adalah 7 platform yang umum digunakan untuk tanda tangan online gratis. Masing-masing memiliki fitur yang menarik, tapi penting untuk memahami keterbatasan legalitasnya untuk hukum di Indonesia.
1. Smallpdf
Smallpdf adalah salah satu tools online yang sangat populer. Pengguna dapat langsung mengunggah dokumen, menambahkan tanda tangan, dan mengunduh file tersebut dalam versi yang sudah ditandatangani.
Meski menyediakan tanda tangan online gratis, Smallpdf tidak menyediakan sertifikat digital yang sesuai regulasi Indonesia. Tanda tangan yang dihasilkan hanya dianggap sah di level administratif, bukan hukum. Kalau buat dokumen internal, bisa saja. Tapi kalau untuk dokumen eksternal yang butuh kekuatan hukum, tanda tangan Smallpdf tidak berlaku.
2. DocuSign
DocuSign adalah pemain besar global dalam digital signature. Layanan ini menyediakan uji coba gratis dengan fitur yang lengkap, termasuk pelacakan dokumen dan workflow approval.
Meskipun legal secara internasional, DocuSign bukan PSrE (Penyelenggara Sertifikat Elektronik) yang terdaftar di Komdigi. Namun jangan khawatir, DocuSign bekerjasama dengan VIDA agar bisa mematuhi regulasi di Indonesia. Jadi, pengguna DocuSign bisa menggunakan tanda tangan online yang memenuhi persyaratan legal formal di Indonesia.
3. SignWell
SignWell menawarkan tanda tangan online gratis hingga 3 dokumen per bulan. Namun, SignWell tidak mendukung sertifikat elektronik resmi dan tidak memiliki verifikasi identitas sesuai regulasi Indonesia.
4. HelloSign (Dropbox Sign)
HelloSign adalah fitur tanda tangan online gratis dari Dropbox. Kelebihannya, karena mudah diintegrasikan dengan Google Drive atau Dropbox. Sayangnya, HelloSign tidak berada dalam daftar PSrE Indonesia. Cocok untuk kebutuhan pribadi, tapi tidak direkomendasikan untuk dokumen berkekuatan hukum di Indonesia.
5. Adobe Acrobat Sign
Kalau yang ini pasti kamu familiar, deh. Adobe Acrobat Sign menyediakan tanda tangan online gratis yang punya integrasi luas dengan ekosistem Adobe. Adobe Acrobat Sign mendukung AATL (Adobe Approved Trust List), tapi belum masuk dalam daftar PSrE Indonesia.
6. Signeasy
Aplikasi mobile dan web-based ini menawarkan tanda tangan online gratis yang cepat dan mobile-friendly. Cocok banget untuk individu yang sering bekerja melalui ponsel. Namun, lagi-lagi, Signeasy hanya menawarkan kemudahan namun tidak sesuai dengan regulasi Komdigi.
7. PDFfiller
PDFfiller sebenarnya lebih fokus pada pengeditan PDF, namun juga menyediakan fitur tanda tangan online. Namun, tanda tangan online gratis yang disediakan hanya berupa image tanda tangan.
Website Tanda Tangan Online Legal
Legalitas dari tanda tangan digital di Indonesia diatur oleh beberapa peraturan, yaitu:
- UU ITE No. 11/2008
- PP No. 71/2019
- Peraturan Kominfo No. 11/2022
Menurut regulasi tersebut, hanya tanda tangan digital yang diterbitkan oleh Penyelenggara Sertifikat Elektronik (PSrE) yang memiliki kekuatan hukum penuh. Agar dapat digunakan untuk dokumen berkekuatan hukum, tanda tangan digital harus memenuhi persyaratan berikut:
- Disertai Sertifikat Elektronik
- Terhubung ke identitas yang telah diverifikasi secara resmi
- Bisa diverifikasi keaslian dan integritasnya (misalnya lewat situs https://tte.komdigi.go.id/verifyPDF
Hanya ada 10 institusi di Indonesia yang berhak mengeluarkan tanda tangan digital yang resmi dan diakui secara hukum, yakni: VIDA, PERURI, DigiSign, Xignature, TekenAja!, Vinotek, idtrust.id, Privy, dan EzSign.
VIDA: Penyedia Tanda Tangan Online Gratis yang Legal
PT VIDA Digital Identity adalah perusahaan yang telah berlisensi resmi dari Komdigi sebagai PSrE, VIDA menawarkan solusi tanda tangan digital online gratis, legal, dan aman.
Kenapa harus pakai VIDA App untuk tanda tangan online gratis?
- Gratis 10 tanda tangan pertama untuk pengguna baru.
- Sertifikat elektronik resmi yang diakui oleh Komdigi.
- Verifikasi identitas melalui biometrik dan KTP.
- Dapat digunakan untuk kontrak hukum, transaksi keuangan, dan dokumen penting lainnya.
- Tersedia dalam bentuk platform (VIDA App) maupun API untuk integrasi enterprise (VIDA Sign OpenAPI & DirectSign).
- Ada fitur pengelolaan dokumen seperti scan, template dokumen, e-Meterai.
- Ada fitur menyimpan dokumen dalam folder yang terkunci (DocsVault) dan berbagi dokumen dengan link yang aman (SecureShare).
Kesimpulannya, meskipun banyak website yang menyediakan layanan tanda tangan online gratis, tidak semuanya memiliki kekuatan hukum di Indonesia. Untuk penggunaan pribadi, platform seperti Smallpdf atau SignWell mungkin cukup. Namun untuk kebutuhan bisnis, kontrak legal, atau transaksi penting, hanya tanda tangan digital dari PSrE seperti VIDA yang diakui secara sah dan legal.
