Tentang VIDA & Sertifikat Digital

Apa itu VIDA?
VIDA adalah Certificate Authority (CA) yang berlisensi dan tersertifikasi di bawah Kementerian Komunikasi dan Digital (Komdigi) yang menerbitkan sertifikat digital dan tanda tangan digital yang sah secara hukum untuk individu maupun organisasi yang identitasnya telah divalidasi melalui sumber otoritatif seperti Database Kependudukan Nasional Indonesia.

Apa itu Certificate Authority (CA)?
Certificate Authority (CA) adalah organisasi tepercaya di bawah Komdigi yang berwenang menerbitkan Sertifikat Digital yang dapat memverifikasi identitas individu, situs web, perangkat, dan lainnya.

Apakah VIDA memiliki dasar hukum yang sah?
Ya. Dasar hukum tanda tangan digital di Indonesia diatur oleh Undang-Undang No. 11 Tahun 2008 dan diperkuat oleh Peraturan Pemerintah (PP) No. 71 Tahun 2019. Tanda tangan digital yang diterbitkan oleh CA seperti VIDA memiliki kekuatan hukum yang berlaku di seluruh Indonesia.

Apa saja layanan yang ditawarkan VIDA saat ini?
VIDA menawarkan solusi dokumen digital yang lengkap, termasuk e-Meterai, Tanda Tangan Digital Tersertifikasi, e-Sign, pemindai dokumen, template, notifikasi pengingat, dan jejak audit. VIDA juga menyediakan verifikasi dan autentikasi biometrik untuk mengamankan identitas pengguna.

Apa itu sertifikat digital?
Sertifikat digital menghubungkan data pribadi yang telah diverifikasi secara aman dengan pengguna. Sertifikat ini juga menghasilkan informasi digital terenkripsi. Public Key Infrastructure (PKI) memastikan bahwa pertukaran data dan komunikasi berlangsung aman dan terpercaya secara online.

Bagaimana cara mendapatkan sertifikat digital?
Anda dapat memperolehnya melalui VIDA App atau platform terintegrasi yang menggunakan layanan VIDA. Prosesnya melibatkan verifikasi identitas, biasanya melalui pengenalan wajah biometrik yang dicocokkan dengan database otoritatif seperti Dukcapil (Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil).

Tanda Tangan Digital

Apakah tanda tangan digital VIDA aman?
Ya. VIDA telah tersertifikasi ISO 27001 dan WebTrust, yang memastikan kepatuhan terhadap standar keamanan internasional. Tanda tangan digital menggunakan autentikasi biometrik untuk mencegah penggunaan sertifikat tanpa izin.

Apa perbedaan antara tanda tangan digital dan tanda tangan elektronik?
1. Tanda Tangan Digital: Tersertifikasi, mencakup Sertifikat Digital resmi, lebih aman, dan diakui secara hukum oleh Komdigi. Menggunakan sertifikat hukum milik penanda tangan sendiri.

Apakah saya perlu membayar untuk tanda tangan digital?

• e-Sign gratis dan tidak terbatas.
• Tanda Tangan Digital Tersertifikasi adalah layanan berbayar.
• Pengguna baru non-enterprise mendapatkan 10 kredit gratis saat mendaftar.
• Untuk enterprise, skema harga dapat berdasarkan per dokumen atau per pengguna.

Buka "Pengaturan" -> "Manajemen Tagihan" -> bagian Saldo Tanda Tangan dan klik "Isi ulang".

Bagaimana cara memverifikasi keaslian tanda tangan digital?

Anda dapat memverifikasi keaslian dan validitas tanda tangan digital menggunakan dua cara:

1. Portal Verifikasi Online
   • Unggah dokumen ke portal verifikasi resmi: https://tte.komdigi.go.id/VerifyPDF
     
     
2.  Menggunakan VIDA App (Khusus Android)
   Anda dapat membuka file PDF langsung dari perangkat Android Anda menggunakan VIDA App. Aplikasi akan otomatis memeriksa tanda tangan saat dokumen dibuka. Langkah Membuka PDF:
   • Buka file PDF dari perangkat Anda menggunakan VIDA App.
   • Jika dokumen memiliki tanda tangan digital, aplikasi akan menampilkan jumlah tanda tangan digital dan memungkinkan Anda melihat Detail Tanda Tangan Digital beserta sertifikatnya.
   • Jika tidak ada tanda tangan digital, Anda akan diberikan opsi untuk menandatangani dokumen tersebut.

Pendaftaran dan Pencabutan Sertifikat

Bagaimana cara mendaftar di VIDA Signing Platform?
Proses pendaftaran dapat dilakukan melalui VSP (web) atau VIDA App.
1. Melalui Web: Buka halaman pendaftaran di website VIDA:

• Akun individu: https://sign.vida.id/activation/individual
• Akun bisnis: https://sign.vida.id/register/business
  

2. Isi semua kolom yang diperlukan, lalu klik "Daftar".

3. Verifikasi Email: Buka email verifikasi dari VIDA dan klik tombol verifikasi. (Langkah ini tidak diperlukan jika menggunakan akun pihak ketiga seperti Google).

4. Setelah email terverifikasi, Anda dapat mulai menjelajahi platform. Pengguna baru (individu dan bisnis) akan mendapatkan 10 signer credit gratis.

Bagaimana cara mencabut sertifikat digital saya?

Bagaimana cara kerja verifikasi identitas untuk Warga Negara Indonesia (WNI)?

Verifikasi identitas diperlukan untuk mengaktifkan fitur tanda tangan digital dan menerbitkan Sertifikat Digital, yang mengikat identitas Anda untuk digunakan dalam transaksi digital.

Biasanya Anda akan diminta melakukan verifikasi melalui tombol "Mulai Verifikasi" di Dashboard, atau dengan membuka Pengaturan ->Profil Pribadi -> Sertifikat Saya.

Proses eKYC terdiri dari tiga langkah utama menggunakan Nomor Induk Kependudukan (NIK):
1. Verifikasi Nomor Telepon: Masukkan nomor telepon Anda, selesaikan CAPTCHA, lalu masukkan kode OTP 4 digit yang dikirim ke nomor tersebut.
2. Validasi Data Identitas: Masukkan nama lengkap sesuai identitas resmi, NIK (Nomor Induk Kependudukan), dan tanggal lahir.
3. Autentikasi Wajah: Ambil foto selfie dengan melihat ke arah bingkai kamera.

Bagaimana cara verifikasi identitas untuk Warga Negara Asing (WNA)?

Verifikasi identitas untuk WNA dilakukan melalui VIDA Sign App dan memerlukan dokumen pendukung tertentu, seperti Paspor atau izin tinggal.

Memulai Proses:
1. Di halaman perkenalan eKYC, pilih "Lainnya" pada kolom "Saya berasal dari..."
2. Ketuk "Verifikasi untuk Tanda Tangan Digital" dan berikan persetujuan terhadap “Subscriber Agreement dan CA Privacy Policy”.

Empat Langkah Verifikasi:

1. Verifikasi Email dan Nomor Telepon.
2. Validasi Informasi Paspor: Masukkan nama lengkap, nomor paspor, dan tanggal lahir.
3. Autentikasi Wajah: Ambil foto selfie.
4. Pengiriman Dokumen Pendukung.

Dokumen Pendukung yang Diperlukan (dapat mencakup):

• Salinan KITAS/KITAP yang masih berlaku. ATAU
• Kartu identitas nasional dan bukti alamat tempat tinggal (tagihan utilitas, rekening koran, perjanjian sewa, dll.). ATAU
• Kartu identitas nasional dan surat keterangan dari pihak berwenang (surat keterangan kerja, dll.).

E-Meterai

Apakah e-Meterai VIDA sah secara hukum seperti meterai fisik?
Ya. Keduanya sah secara hukum. Perbedaannya terletak pada bentuk dan aksesibilitasnya. VIDA menyediakan e-Meterai melalui platformnya; sedangkan meterai fisik tersedia di kantor pos atau minimarket.

Bagaimana cara cek saldo e-Meterai dan melakukan top up?

Bagaimana cara menerapkan e-Meterai pada dokumen?

Bagaimana cara memverifikasi keaslian e-Meterai?

Manajemen Dokumen & Penandatanganan

Bagaimana cara menjadwalkan pengiriman dokumen di waktu mendatang?

Bisakah saya menolak dokumen?
Ya, Anda dapat menolak untuk menandatangani dokumen.

• Dari email 
  • Buka dokumen yang akan ditandatangani, klik "Lainnya" di pojok kiri atas, klik "Pilihan Lainnya", lalu pilih "Tolak".
    
• Dari dashboard VIDA Sign
  • Temukan dokumen di tab “Tertunda”, klik tombol aksi titik tiga (⋮), lalu pilih "Tolak".
    

Bisakah saya membatalkan dokumen yang sudah dikirim?
Ya, Anda dapat menarik kembali dokumen yang sudah dikirim, tetapi hanya jika Anda adalah pengirim awal dokumen tersebut dan dokumen belum selesai ditandatangani.

• Temukan dokumen di tab “Tertunda”, klik tombol aksi titik tiga (⋮), lalu pilih "Tarik Kembali".

Perpanjangan Sertifikat

Bagaimana cara memperpanjang sertifikat digital saya?

Ketika sertifikat Anda akan segera kadaluarsa, Anda dapat memperpanjangnya melalui dua cara:

1. Melalui Email: Anda akan menerima email pemberitahuan tentang masa berlaku yang akan habis. Anda dapat memperpanjang sertifikat langsung dari tautan di email tersebut.
   
2. Di Aplikasi: Buka Profil Pribadi > Sertifikat Saya > Klik pada Sertifikat yang Dicabut > Perbarui.

Bagaimana cara menghapus akun VIDA saya?

Anda dapat menghapus akun dengan membuka Profil Pribadi > Kelola Akun > Hapus Akun.

• Autentikasi wajib dilakukan untuk menghapus akun:
  • Jika Anda memiliki nomor telepon terdaftar, Anda akan diminta memasukkan OTP via SMS.
  • Jika Anda menggunakan face match sebagai metode autentikasi tanda tangan digital, Anda akan diminta melakukan liveness detection.
    
• Konsekuensi Penting: Semua data Anda akan dihapus dari sistem kami, tetapi sertifikat tidak akan dicabut. Namun, semua saldo digital di VIDA (e-Meterai dan saldo tanda tangan eksternal) akan tetap dihapus.

Laporan & Manajemen Tagihan 

Apa fungsi fitur "Laporan"?
Fitur ini menampilkan penggunaan dokumen, analisis, dan aktivitas pengguna.

Apa itu Manajemen Tagihan?
Mengelola langganan bisnis, saldo e-Meterai dan tanda tangan digital, serta riwayat langganan dan transaksi.

Bagaimana cara mengunduh log aktivitas lengkap?

Bagaimana cara melacak aktivitas pribadi/tim?

Bisakah saya menambahkan komentar pada dokumen sebelum mengirimnya?
Ya, Anda dapat menambahkan kolom "Anotasi" dari bagian "BIdang-Bidang yang dapat diisi", lalu seret dan letakkan (drag and drop) Anotasi ke posisi yang diinginkan. Anda dapat menuliskan komentar, dan komentar tersebut akan terlihat oleh semua penerima dokumen.

Akun Bisnis

Bagaimana cara upgrade dari akun personal ke akun bisnis?

Fitur apa saja yang eksklusif untuk akun bisnis?

• Template Dokumen
• Pengingat
• Manajemen Tim dan Departemen
• Stamp
• Bulk Sign

Bagaimana cara membuat tim/departemen?

• Upgrade ke akun bisnis, lalu buka “Pengaturan” dan pilih "Tim". Anda akan dapat menambahkan departemen dan anggota.

DocsVault

Apa itu DocsVault?

DocsVault adalah fitur penyimpanan dokumen yang aman di VIDA App yang memungkinkan Anda menyimpan, mengelola, dan mengakses dokumen penting di satu tempat. Semua file dienkripsi secara end-to-end dan hanya dapat dibuka menggunakan VIDA Face Matching atau Face ID perangkat Anda.

Bagaimana cara mengaktifkan kunci dokumen di DocsVault?

Buka Profil Pribadi > Keamanan > Pengaturan Keamanan DocsVault.

Pilih metode autentikasi yang Anda inginkan (VIDA Selfie ID atau Device Face ID), selesaikan registrasi wajah, dan kunci dokumen akan diaktifkan.

Apa perbedaan antara VIDA Selfie ID dan Device Face ID untuk DocsVault?

• VIDA Selfie ID menggunakan sistem pengenalan wajah milik VIDA. Fitur ini mengharuskan Anda sudah menyelesaikan verifikasi identitas dengan VIDA dan merupakan opsi yang direkomendasikan untuk keamanan yang lebih kuat.
• Device Face ID menggunakan autentikasi biometrik bawaan ponsel Anda dan hanya tersedia pada perangkat yang mendukung Face ID secara native.

Bagaimana cara mengunci dokumen tertentu?

Buka dokumen yang ingin dikunci, ketuk Tambah ke Vault, dan selesaikan verifikasi liveness. Dokumen tersebut kemudian akan diamankan di DocsVault.

Bagaimana cara membuka kunci dokumen untuk melihatnya?

Ketuk dokumen yang terkunci dan selesaikan verifikasi liveness. Dokumen akan terbuka setelah identitas Anda dikonfirmasi.

Bagaimana cara menghapus kunci dari dokumen tertentu?

Ketuk dokumen yang terkunci, pilih Hapus dari Vault, dan selesaikan verifikasi liveness untuk mengonfirmasi. Kunci dokumen akan dihapus.

Untuk menghapus kunci dari semua dokumen sekaligus, buka Profil Pribadi > Keamanan > Pengaturan Keamanan DocsVault > Hapus Kunci Dokumen. Anda akan diminta mengkonfirmasi sebelum semua kunci dokumen dihapus.

Apakah saya bisa mengakses dokumen terkunci jika berganti perangkat?

Ya. Masuk ke VIDA App di perangkat baru Anda dan lakukan autentikasi menggunakan VIDA Face Matching. Dokumen Anda akan dapat diakses karena DocsVault tersinkronisasi di seluruh perangkat.

Apa yang terjadi pada dokumen saya jika ponsel hilang atau dicuri?

Dokumen Anda tetap terenkripsi dan terkunci. Tanpa pencocokan wajah yang berhasil, tidak ada yang bisa membukanya, meskipun mereka memiliki akses fisik ke perangkat Anda.

SecureShare

Apa itu SecureShare?

 SecureShare adalah fitur yang memungkinkan Anda membuat tautan aman untuk berbagi dokumen. Anda dapat mengontrol berapa lama tautan tetap aktif, berapa kali tautan dapat dibuka, apakah penerima dapat mengunduhnya, dan melindunginya dengan kode akses.

Bagaimana cara membuat tautan SecureShare?

Klik dokumen yang ingin dibagikan, ketuk tombol "Buat SecureShare". Atur pengaturan berbagi Anda, lalu ketuk Buat Link. Akan muncul pop-up dengan opsi untuk membagikan tautan.

Pengaturan apa saja yang bisa dikonfigurasi saat membuat tautan SecureShare?

Saat membuat tautan SecureShare, Anda dapat mengonfigurasi hal berikut:

• Access Period — pilih berapa lama tautan tetap aktif: 1 Hari, 7 Hari, atau durasi kustom. Setelah kadaluarsa, tautan menjadi tidak aktif.
• Access Limit — atur berapa kali tautan dapat dibuka: 1, 3, atau jumlah kustom. Setelah batas tercapai, tautan menjadi tidak aktif.
• Download Permission — pilih apakah penerima dapat mengunduh dokumen atau hanya melihatnya.

Bagaimana cara kerja kode akses?

Jika diaktifkan, penerima harus memasukkan kode akses sebelum dapat melihat dokumen. Kode dibuat secara otomatis tetapi dapat diubah sebelum Anda membuat tautan. Anda bertanggung jawab untuk membagikan kode tersebut secara terpisah kepada penerima.

Bagaimana penerima membuka tautan SecureShare?

Penerima mengklik tautan dan diarahkan ke halaman aman. Mereka memasukkan kode akses yang Anda bagikan, lalu dokumen akan terbuka. Mereka juga dapat memilih untuk membukanya di VIDA App jika aplikasi sudah terinstal di perangkat mereka.

Apa yang terjadi jika tautan diteruskan ke orang lain?

Jika perlindungan kode akses diaktifkan, siapa pun yang menerima tautan yang diteruskan tetap memerlukan kode akses yang benar untuk membuka dokumen. Tanpa kode tersebut, tautan tidak dapat dibuka.

Bisakah saya mencabut tautan SecureShare setelah mengirimnya?

Ya. Anda dapat menonaktifkan tautan aktif kapan saja dari aplikasi, sehingga langsung memutus akses bagi siapa pun yang memilikinya.

Bagaimana cara melacak siapa yang telah membuka dokumen yang dibagikan?

Buka bagian Riwayat Sharing dari dokumen tersebut. Anda dapat melihat kapan tautan diakses dan berapa kali tautan tersebut telah dilihat.

Bagaimana cara melihat semua tautan yang aktif, kedaluwarsa, atau dicabut?

Dari bagian Riwayat Sharing, Anda dapat memfilter tautan berdasarkan Aktif, Semua, atau Expire untuk melihat status setiap tautan yang dibagikan.

E-Sign Malaysia

e-Sign kini resmi tersedia di Malaysia, memungkinkan pengguna menandatangani dokumen secara digital lintas negara dengan proses yang aman, cepat, dan sah secara hukum.

Apakah e-Sign untuk Malaysia sah secara hukum?

Ya. Fitur ini sesuai dengan Electronic Commerce Act (ECA 2006) Malaysia, dengan verifikasi OTP email dan jejak audit anti-manipulasi yang dapat diunduh untuk setiap sesi penandatanganan.

Bagaimana cara kerja verifikasi OTP email saat penandatanganan?

Sebelum tanda tangan diterapkan, penerima akan menerima one-time password (OTP) ke email terdaftar mereka. Mereka harus memasukkan OTP ini untuk mengonfirmasi identitas dan menyelesaikan proses penandatanganan.

Bisakah OTP email dinonaktifkan?

Tergantung jenis akun:

• Akun Enterprise: OTP email dapat dinonaktifkan atas permintaan melalui Support.
• Pengguna paket Individual: OTP email tidak dapat dinonaktifkan.
  

Mengaktifkan OTP email disarankan untuk lapisan verifikasi penanda tangan dan keamanan tambahan.

Bagaimana VIDA menentukan wilayah saya?

VIDA mendeteksi wilayah Anda secara otomatis berdasarkan alamat IP saat Anda login. Untuk akun enterprise dan bisnis, semua anggota mengikuti wilayah yang ditetapkan oleh superadmin mereka.

Bagaimana jika wilayah saya terdeteksi salah?

Anda dapat mengubah wilayah secara manual kapan saja melalui Profil Pribadi > Wilayah. Ini berguna jika Anda sedang bepergian ke luar negeri atau menggunakan VPN.

Bisakah pengguna Malaysia menandatangani dokumen Digital Sign Indonesia?

Untuk beralih, buka Profil Pribadi > Wilayah. Sistem akan memblokir upaya penandatanganan jika wilayah tidak kompatibel.

Apakah penerima harus memiliki akun VIDA untuk menandatangani?

Tidak. Penerima dapat menandatangani langsung melalui tautan di email mereka, dengan opsi untuk menandatangani sebagai tamu atau login terlebih dahulu.

Apakah beralih wilayah akan memengaruhi fitur lain seperti SecureShare, DocsVault, atau MagicScan?

Tidak. Pengaturan wilayah hanya berlaku untuk fitur terkait penandatanganan. SecureShare, DocsVault, MagicScan, dan fitur non-penandatanganan lainnya tidak terpengaruh sama sekali.

Apakah digital sign dan e-Meterai masih terlihat jika wilayah saya diatur ke Malaysia?

Tidak, digital sign dan e-Meterai otomatis disembunyikan untuk wilayah Malaysia dan wilayah non-Indonesia lainnya untuk memastikan kepatuhan terhadap regulasi lokal.

Apakah e-Sign untuk Malaysia tersedia di VIDA App?

e-Sign untuk Malaysia tersedia di VSP Web (Desktop dan Mobile) mulai dari versi 1.81.0, dan akan segera hadir di VIDA App pada versi 1.80.5.