Aplikasi tanda tangan digital telah menjadi salah satu perangkat yang dibutuhkan dalam digitalisasi pengelolaan dokumen. Meski terdengar seperti teknologi canggih, tanda tangan sebenarnya mudah digunakan berkat adanya aplikasi-aplikasi pembuat tanda tangan.
Apa saja jenis-jenis tanda tangan digital dan bagaimana manfaatnya untuk bisnis? Yuk, simak artikel berikut!
Jenis-Jenis Aplikasi Tanda Tangan Digital
Aplikasi tanda tangan digital adalah salah satu inovasi pengelolaan dokumen secara digital. Aplikasi ini menawarkan kemudahan, efisiensi, dan keamanan dalam proses penandatanganan dokumen, baik untuk kebutuhan pribadi maupun bisnis.
Secara hukum, tanda tangan digital diakui sebagai sah berdasarkan Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik. Tanda tangan elektronik dianggap sebagai tanda tangan yang dapat digunakan untuk verifikasi dan otentikasi dokumen.
Apa saja jenis aplikasi tanda tangan digital yang tersedia?
1. Aplikasi Berbasis Web
Aplikasi tanda tangan digital berbasis web memungkinkan pengguna untuk menandatangani dokumen langsung melalui browser tanpa perlu mengunduh software atau aplikas lainnya. Platform ini biasanya menyediakan berbagai fitur seperti:
- Unggah Dokumen: Pengguna dapat mengunggah berbagai jenis dokumen seperti Word, Excel, dan PDF.
- Tanda Tangan Digital: Opsi untuk membuat tanda tangan digital yang sah dengan menggambar atau mengunggah gambar tanda tangan.
- Kolaborasi: Fitur untuk mengundang orang lain menandatangani dokumen yang sama.
2. Aplikasi Berbasis Mobile
Aplikasi tanda tangan digital berbasis mobile memiliki fitur yang kurang lebih sama dengan berbasis web. Namun, aplikasi ini dirancang khusus untuk perangkat smartphone atau tablet sehingga tampilannya lebih sederhana. Fitur utama biasanya meliputi:
- Upload Dokumen: Pengguna mengunggah berbagai jenis dokumen yang disimpan dalam memori handphone atau tablet.
- Tanda Tangan Digital: Membuat tanda tangan digital yang sah dengan berbagai cara seperti mengunggah gambar tanda tangan, memilih dari template yang tersedia, atau menggambar tanda tangan.
- Kolaborasi: Fitur untuk mengundang orang lain menandatangani dokumen yang sama.
3. Plugin dan Ekstensi Browser
Plugin dan ekstensi browser memungkinkan pengguna untuk menandatangani dokumen langsung dari browser mereka tanpa perlu berpindah aplikasi. Fitur-fitur utama biasanya mencakup:
- Tanda Tangan Cepat: Akses cepat untuk menandatangani dokumen dari email atau penyimpanan online.
- User-Friendly: Antarmuka yang sederhana dan mudah digunakan.
- Keamanan Data: Enkripsi end-to-end untuk melindungi data selama proses penandatanganan.
4. Aplikasi Terintegrasi
Beberapa aplikasi tanda tangan digital menawarkan solusi terintegrasi yang dapat dihubungkan dengan solusi lainnya seperti verifikasi identitas. VIDA adalah aplikasi tanda tangan digital yang termasuk dalam Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) di bawah Kominfo. VIDA memiliki produk yang terintegrasi mulai dari verifikasi identitas, otentikasi, hingga tanda tangan digital.
Jika kamu adalah pengguna individu yang membutuhkan aplikasi tanda tangan digital untuk dokumen pekerjaan, kamu bisa memakai VIDA App dengan sejumlah keuntungan:
- Tanda tangan digital gratis: Tanda tangan ini bisa kamu gunakan untuk berbagai dokumen dengan jumlah tidak terbatas.
- E-Meterai: Pengguna dapat membeli dan membubuhkan meterai elektronik langsung pada aplikasi tanda tangan digital.
- Jejak Audit: Fitur ini untuk memantau jejak dokumenmu, seperti: Siapa saja yang telah menandatangani dokumen dan kapan waktu dokumen tersebut ditandatangani.
Sementara jika kamu menggunakan aplikasi tanda tangan digital untuk departemen atau tim yang melibatkan banyak orang, pakai VIDA App for Business. Selain fitur-fitur di atas, kamu akan mendapatkan templat dokumen. Fitur ini memudahkan pembuatan dokumen sehingga pengguna tidak perlu membuat dokumen dari awal.
Manfaat Aplikasi Tanda Tangan Digital
1. Efisiensi Operasional
Aplikasi tanda tangan digital memungkinkan bisnis untuk mengurangi penggunaan kertas dan waktu yang dibutuhkan dalam proses penandatanganan dokumen. Dengan tanda tangan digital, dokumen dapat ditandatangani secara elektronik dalam hitungan menit, tanpa perlu mencetak, mengirim melalui pos, atau menunggu tanda tangan fisik. Hal ini dapat memangkas biaya operasional dan waktu yang biasanya dibutuhkan untuk transaksi bisnis.
2. Keamanan Dokumen
Tanda tangan digital tidak hanya efisien, tetapi juga aman. Sistem pada aplikasi tanda tangan digital menggunakan enkripsi untuk melindungi dokumen dari akses yang tidak sah. Upaya ini memberikan tingkat keamanan yang tinggi, melebihi keamanan dokumen fisik yang rentan hilang atau dicuri.
Baca juga: Cegah Pemalsuan Dokumen dengan Tanda Tangan Digital
3. Penandatanganan Jarak Jauh
Bisnis seringkali terlibat dalam transaksi dengan pihak-pihak yang berada di lokasi yang berbeda. Aplikasi tanda tangan digital memungkinkan penandatanganan dokumen secara elektronik dari jarak jauh, tanpa perlu pertemuan fisik.
4. Mengurangi Risiko Kecurangan
Tanda tangan digital membantu mengurangi risiko kecurangan dalam proses transaksi bisnis. Tanda tangan digital yang sah sulit untuk dipalsukan, dan setiap perubahan pada dokumen dapat terdeteksi dengan mudah.
5. Upaya Melindungi Lingkungan
Penggunaan aplikasi tanda tangan digital juga sejalan dengan upaya pelestarian lingkungan. Dengan mengurangi ketergantungan pada kertas, bisnis dapat berkontribusi pada penghematan sumber daya alam dan mengurangi dampak negatif terhadap lingkungan. Hal ini dapat menjadi nilai tambah dalam citra perusahaan yang semakin banyak diperhatikan oleh konsumen yang peduli lingkungan.
6. Kepatuhan Hukum
Tanda tangan digital telah diakui secara hukum di banyak negara. Oleh karena itu, penggunaan tanda tangan digital oleh bisnis dapat memastikan bahwa mereka tetap mematuhi peraturan dan kebijakan yang berlaku.
Baca juga: 5 Tips Praktis Mengelola Dokumen Keuangan dengan Tanda Tangan Digital
Penggunaan tanda tangan digital adalah langkah progresif yang dapat meningkatkan efisiensi, keamanan, dan kepatuhan hukum dalam proses bisnis. Dengan beralih ke solusi tanda tangan digital seperti VIDA App, bisnis dapat mengoptimalkan proses administratif, meningkatkan keamanan dokumen, dan mencapai efisiensi operasional yang lebih tinggi.
Jadi, tunggu apa lagi? Yuk, coba VIDA sekarang juga!
.png)
