File PDF sering digunakan untuk menyimpan berbagai dokumen penting, mulai dari kontrak vendor, brief acara, hingga dokumen klien. Namun, menyimpan file di perangkat saja belum tentu cukup untuk menjaga isinya tetap aman. Ketika file dipinjam, dibagikan, atau perangkat dibawa ke tempat service, ada kemungkinan dokumen ikut diakses oleh orang yang tidak berkepentingan.
Salah satu cara melindunginya adalah dengan mengunci PDF. Selain perlindungan pada file, kontrol akses juga penting ketika dokumen perlu dibagikan kepada orang lain.
Baca Juga: Surat Lamaran Kerja PDF: Cara Buat dan Kendalikan Penyebarannya
Kenapa File Penting Perlu Dikunci?
Dokumen digital memang lebih praktis dibandingkan dokumen fisik, tetapi kemudahannya juga membuat file lebih mudah dipindahkan dan disalin. PDF yang tersimpan di laptop atau smartphone dapat ikut terbuka ketika perangkat digunakan oleh orang lain.
Risikonya semakin perlu diperhatikan jika file berisi informasi seperti kontrak kerja sama, data klien, dokumen identitas, atau informasi internal perusahaan. Misalnya, ketika perangkat dipinjam untuk kebutuhan tertentu atau dibawa ke tempat service, file yang tersimpan di dalamnya berpotensi ikut terlihat jika tidak memiliki perlindungan tambahan.
Karena itu, penting untuk membedakan antara sekadar menyimpan file dan mengatur siapa yang dapat mengaksesnya.
Cara Mengunci PDF agar Tidak Mudah Diakses
Cara paling umum untuk mengunci PDF adalah menggunakan password protection. Dengan metode ini, seseorang perlu memasukkan password sebelum dapat membuka dokumen.
Untuk dokumen yang penting atau sensitif, password sebaiknya tidak dibagikan sembarangan. File juga sebaiknya tidak dibiarkan tersimpan di folder yang dapat diakses siapa saja, terutama pada perangkat yang digunakan bersama.
Namun, perlindungan dengan password masih berfokus pada file itu sendiri. Ketika dokumen perlu dikirim kepada pihak lain, kebutuhan keamanannya menjadi lebih luas. Bukan hanya bagaimana file dibuka, tetapi juga siapa yang dapat mengaksesnya dan bagaimana akses tersebut dikendalikan.
Mengunci PDF vs Mengontrol Akses Dokumen
Mengunci PDF dan mengontrol akses dokumen merupakan dua pendekatan yang berbeda.
Mengunci PDF melindungi file agar tidak mudah dibuka tanpa izin. Cara ini sesuai untuk dokumen yang ingin disimpan dan dilindungi dari akses langsung pada perangkat.
Sementara itu, kontrol akses lebih berguna ketika dokumen perlu dibagikan. Misalnya, ketika tim perlu mengirim kontrak vendor kepada pihak tertentu atau membagikan brief acara kepada partner dan vendor.
Dengan kontrol akses, pengirim dapat memiliki kendali lebih besar atas bagaimana dokumen dibagikan. Pada VIDA App, fitur SecureShare memungkinkan pengaturan penerima, masa berlaku tautan, jumlah akses, serta pilihan apakah dokumen dapat diunduh atau hanya dilihat. Penerima juga dapat diminta melakukan autentikasi sebelum mengakses dokumen.
Dengan begitu, perlindungan dokumen tidak berhenti pada file, tetapi juga mencakup akses ketika dokumen berpindah dari satu pihak ke pihak lain.
Simpan PDF Penting dengan Akses yang Lebih Terkontrol di VIDA App
Untuk dokumen yang tidak perlu langsung dibagikan, menyimpannya di tempat yang memiliki perlindungan tambahan dapat membantu mengurangi risiko akses sembarangan.
VIDA App menyediakan DocsVault untuk menyimpan dokumen penting dengan perlindungan tambahan. Dokumen di dalamnya dilindungi dengan enkripsi end-to-end dan akses melalui autentikasi wajah, sehingga file tidak sekadar tersimpan di perangkat.
Misalnya, kontrak vendor yang masih dalam proses, brief acara yang belum final, atau dokumen klien yang perlu disimpan untuk sementara dapat ditempatkan di DocsVault. Ketika dokumen sudah siap dibagikan, pengguna dapat menggunakan SecureShare untuk mengatur siapa yang dapat mengaksesnya dan bagaimana akses tersebut berlangsung.
Baca Juga: Pemalsuan Dokumen: Risiko dari Kebiasaan Mengelola Berkas
Dokumen yang perlu disimpan dapat dilindungi melalui penyimpanan dengan akses terkontrol, sementara dokumen yang perlu dibagikan dapat menggunakan kontrol akses yang lebih teratur.
Jadi, ketika berurusan dengan file berisi informasi penting, jangan hanya memikirkan tempat menyimpannya. Pertimbangkan juga bagaimana dokumen tersebut dilindungi saat tersimpan dan siapa yang dapat mengaksesnya.
