5 Tips Mengelola Data dan Dokumen Digital Secara Aman

Dokumen menjadi salah satu data penting bagi sebuah perusahaan. Melalui dokumen itulah perusahaan dapat membuat kebijakan, langkah strategis ataupun sekadar merapikan administrasi. Kini, bentuk dokumen pun mengalami perubahan dari yang awalnya konvensional berupa kertas beralih menjadi berbentuk digital.

Namun dokumen digital dinilai rentan disalahgunakan, dipalsukan ataupun digandakan. Oleh karena itu, dokumen-dokumen digital haruslah tersimpan rapi di tempat aman. Bagaimana tips mengelola data dan dokumen digital yang aman? Berikut ulasannya yang perlu Anda ketahui.

1. Buat Kebijakan Internal Terkait Pengarsipan Data di Perusahaan

Pengelolaan data dan dokumen digital yang aman tidak bisa berjalan dengan baik tanpa adanya regulasi yang baik dari perusahaan. Maka dari itu, penting kiranya perusahaan memiliki standar operasional dan kebijakan internal dalam penyimpanan data digital ini. Beberapa poin pentingnya misalnya:

Jangan meninggalkan data yang bersifat sensitif dalam sebuah perangkat tanpa perlindungan ekstra. Bila harus mencetak dokumen menggunakan shared printer, segeralah hapus file dari riwayat cetak.
Apabila seorang karyawan telah sudah tidak bekerja di perusahaan tersebut, maka dokumen dan data digital miliknya perlu untuk dihapus dengan persetujuan. Hal ini guna menghindari penyalahgunaan data digital oleh pihak yang tak bertanggung jawab.
Tentukan siapa saja yang dapat mengakses dokumen digital penting di perusahaan. Sebagai contoh, bila Anda ingin menyimpan dan mengelola data maupun dokumen digital di bidang keuangan. Tentu, divisi keuangan dan beberapa petinggi perusahaan yang dapat mengaksesnya.
Menjalankan kebijakan dengan menggunakan protokol yang jelas dan terbaik.

2. Pastikan Ruang Penyimpanan Data Digital Mencukupi dan Mumpuni

Setelah perusahaan membuat sebuah aturan atau kebijakan internal mengenai penyimpanan data, selanjutnya adalah dengan memilih ruang penyimpanan data digital. Di sini Anda perlu menghitung berapa besar kebutuhan ruang bagi penyimpanan data penting di perusahaan. Sebab, tanpa adanya pemetaan seperti ini tentu akan sulit memilih ruang penyimpanan data digital yang baik.

Melansir dari laman Data Center Post, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam memilih ruang penyimpanan digital yang mumpuni yaitu:

Memiliki manajemen disaster recovery dan fitur keamanan data yang baik dan menyediakan layanan back up penuh selama 7 x 24 jam.
Aksesibilitas yang mudah juga sangat diperlukan. Misalnya saja Anda dapat memilih layanan penyimpanan data yang terintegrasi dengan perangkat lain seperti smartphone, tablet, dan netbook. Dengan begitu, Anda sebagai user dapat mengakses dokumen penting di mana dan kapan saja selama terhubung dengan akses internet. Khususnya pada saat darurat.
Masalah pembiayaan pun perlu diperhatikan. Sebab, merawat dan menjaga dokumen digital dalam ruang penyimpanan mumpuni diperlukan penanganan khusus. Pastikan pula Anda memikirkan tentang biaya pemeliharaan baik itu untuk perangkat keras maupun perangkat lunak. Begitu juga dengan biaya pemulihan bencana.

3. Uji Coba Ruang Penyimpanan Digital

Saat Anda telah menentukan ruang penyimpanan yang digunakan, sebaiknya lakukan uji coba terlebih dahulu sebelum menggunakannya secara penuh. Cobalah semua fitur yang ada dalam media penyimpanan digital tersebut.

Dengan begitu, Anda dapat mengetahui seberapa sulit atau mudahnya karyawan di perusahaan Anda maupun publik dalam mengakses dokumen digital secara terbatas. Pengujian ini juga penting dilakukan guna mengetahui kerentanan penyimpanan data terhadap ancaman dari luar. Misalnya saja peretasan dokumen dan pencurian data digital untuk hal yang melanggar hukum oleh pihak yang tak bertanggung jawab.

Anda bisa melakukan uji coba tersebut secara berkala dan dengan pemantauan ahli IT di perusahaan Anda. Ketika Anda memiliki sistem penyimpanan dan pengelolaan dokumen digital yang aman, tentu hal tersebut dapat memberikan kenyamanan dan memberikan hasil yang optimal terhadap kinerja perusahaan.

**4. Lakukan Back Up Secara Rutin**

Hal berikutnya yang bisa Anda lakukan adalah dengan melakukan back up secara rutin data dan dokumen digital penting secara berkala. Anda bisa melakukannya dengan membangun ruang penyimpanan lebih dari satu dengan layanan cloud.

Ini dilakukan guna menghindari kerusakan dan kehilangan data yang disebabkan karena terjadinya bencana. Manfaatnya adalah, ketika data tersebut rusak atau hilang masih ada data cadangan. Semisalnya ketika terjadi kebakaran pada perangkat keras, maka data tersebut masih aman dan tersimpan di tempat lain.

Kemudian, simpanlah data dokumen digital tersebut dalam format yang tak dapat diubah kecuali Anda sendiri yang dapat mengubahnya. Misalnya untuk menyimpan dokumen atau file perusahaan sebaiknya jangan dalam format DOC. namun Anda bisa menggunakan dalam format PDF.

5. Menggunakan Enkripsi

Terakhir, untuk pengamanan data dan dokumen digital yang lebih optimal Anda dapat menggunakan sebuah enkripsi yang unik. Enkripsi ini terdiri dari deretan angka dan huruf yang berbeda satu dengan yang lain seperti dalam Digital Object Identifier (DOI), Archival Resource Key (ARK), maupun URL dan PURL.

Di samping itu untuk membuka dan dokumen digital tersebut memiliki kekuatan hukum, bisa juga dengan menggunakan digital identity seperti tanda tangan digital maupun face recognition. Cara seperti ini adalah yang cukup aman.

Saat ini, penggunaan digital identity dalam pengamanan maupun pengelolaan dokumen digital tersebut sudah banyak diterapkan di berbagai perusahaan besar. Sebagai pimpinan perusahaan, Anda dapat memilih penyedia layanan dan penyelenggara digital identity terbaik. Salah satunya adalah Vida.id yang dapat membantu Anda dalam pengamanan data penting perusahaan dengan aman, nyaman, dan optimal.