Cara Membuat Tanda Tangan Digital untuk Dokumen Yang Sah

Hampir semua pekerjaan terkait dokumen bisa kita kerjakan dengan cara digital. Mulai dari pembuatan dokumen, pengarsipan, pengiriman, hingga tanda tangan pun bisa digital. Namun, belum banyak yang mengetahui cara membuat tanda tangan digital yang sah. Padahal penggunaan tanda tangan digital sudah banyak dilakukan oleh perusahaan.

Yuk, simak penjelasan tentang cara membuat tanda tangan digital untuk dokumen sah. 

Apa itu Tanda Tangan Digital?

Tanda Tangan Digital adalah nama lain dari Tanda Tangan Elektronik (TTE) Tersertifikasi. Aturan tentang tanda tangan digital telah ada dalam UU ITE No 11 tahun 2008. Di Indonesia, terdapat dua jenis tanda tangan elektronik, yakni Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi dan Tanda Tangan Elektronik Tidak Tersertifikasi.

Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi (Tanda Tangan Digital) dan Tanda Tangan Elektronik Tidak Tersertifikasi sama-sama memenuhi ketentuan UU ITE No 11 tahun 2008. Perbedaannya, Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi (Tanda Tangan Digital) mengandung Sertifikat Elektronik sehingga tingkat keamanannya lebih tinggi, sedangkan Tanda Tangan Elektronik Tidak Tersertifikasi tidak memuat Sertifikat Elektronik.

Baca Juga: 5 Industri Ini Paling Diuntungkan dengan Tanda Tangan Digital

Bagaimana Cara Membuat Tanda Tangan Digital?

Cara membuat tanda tangan digital bisa dilakukan pada aplikasi edit foto, dokumen, atau secara online. Namun, masing-masing cara memiliki tingkat kemudahan dan keamanan yang berbeda-beda. Berikut beberapa cara membuat tanda tangan digital: 

1. Foto Tanda Tangan

• Gambar tanda tangan dengan pulpen hitam pada kertas putih 
• Foto atau pindah tanda tangan tersebut dengan handphone atau mesin fotokopi 
• Pindahkan file foto tanda tangan ke komputer atau laptop 
• Buka dokumen yang akan ditandatangani pada Microsoft Word dan pilih "Insert" lalu "Pictures".
• Cari dan pilih file tanda tangan, sesuaikan ukurannya, dan gunakan "Set transparent color" untuk menghilangkan latar belakang.

2. Tanda Tangan di Handphone 

• Buka aplikasi edit foto atau menggambar, bisa juga menggunakan Instagram dengan fitur Draw
• Gambar tanda tangan 
• Simpan file foto
• Buka dokumen yang akan ditandatangani pada Microsoft Word dan pilih "Insert" lalu "Pictures".
• Cari dan pilih file foto tanda tangan, sesuaikan ukurannya, dan gunakan "Set transparent color" untuk menghilangkan latar belakang.

3. Tanda Tangan di Iphone 

• Buka aplikasi "Files" dan cari dokumen yang akan ditandatangani.
• Tap ikon bergambar spidol, lalu tap ikon tambah "+" dan pilih "Tanda Tangan/Signature".
• Buat tanda tangan dan tempatkan di area yang diinginkan.

4. Tanda Tangan Digital di Aplikasi PDF

1. • Gunakan aplikasi PDF reader seperti Adobe Acrobat Reader
   • Buka file PDF, pilih "Annotate", lalu "Signature".
   • Tambahkan tanda tangan dengan menulis, menggambar, atau mengunggah foto.
   • Simpan file PDF yang telah ditandatangani.

5. Tanda Tangan Digital di Aplikasi VIDA 

Cara membuat Tanda Tangan Digital yang sah dan aman harus melalui Penyelenggara Sertifikat Elektronik (PSrE) yang jumlahnya ada 7 lembaga di Indonesia, salah satunya VIDA. Dengan kata lain, Mendapatkan Tanda Tangan Digital yang sah tidak bisa dibuat hanya dengan membubuhkan gambar tanda tangan di dalam dokumen. 

Tanda tangan digital yang sah bisa dibuat di aplikasi VIDA (VIDA App). VIDA adalah salah satu lembaga PSrE yang telah diakui oleh Kementerian Kominfo. Sehingga, seluruh dokumen dengan tanda tangan yang dibuat di platform VIDA pasti sah. 

PSrE berwenang mengeluarkan Sertifikat Elektronik untuk setiap pengguna. Sertifikat Elektronik memiliki konfigurasi yang terhubung dengan data pribadi terverifikasi. Sehingga, dokumen yang dibubuhi tanda tangan digital di aplikasi PSrE otomatis memiliki Sertifikat Elektronik untuk menjamin keasliannya. Inilah yang membuat tanda tangan digital memiliki kekuatan hukum, tidak rawan dipalsukan, dan dapat dicek keaslian penandatangannya. 

Untuk membuat tanda tangan digital, pertama-tama download VIDA App, lalu ikuti langkah-langkah di bawah ini:

1. Cari tombol "Daftar" atau "Registrasi" dan klik tombol tersebut.
2. Isi kolom registrasi dengan informasi pribadi kamu, seperti nama, alamat email, dan nomor telepon.
3. Setelah mengisi formulir, kamu akan menerima email konfirmasi dari VIDA App. Klik tautan verifikasi dalam email.
4. Kamu akan diarahkan untuk melakukan verifikasi identitas agar mendapatkan Sertifikat Elektronik.
5. Jika Sertifikat Elektronik sudah ada, artinya tanda tangan digital-mu sudah sah.

Baca Juga: 5 Tips Praktis Mengelola Dokumen Keuangan dengan Tanda Tangan Digital

Dengan menggunakan platform VIDA, Anda dapat dengan mudah dan cepat membubuhkan tanda tangan digital yang sah dan aman pada berbagai dokumen. Pilihlah metode yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda untuk memastikan dokumen Anda ditandatangani dengan cepat dan efisien.

Mengecek Keabsahan Tanda Tangan Digital

Setelah tahu cara bikin tanda tangan digital, apakah kamu tahu bagaimana cara mengecek keabsahan tanda tangan digital? Ada 3 cara, yakni: 

1. Verifikasi di situs Kominfo

• Kunjungi situs tte.kominfo.go.id/verifyPDF
• Klik menu “Unggah Dokumen PDF” lalu unggah dokumen yang akan diverifikasi 
• Tunggu sampai proses verifikasi berhasil. Jika berhasil, akan muncul Sertifikat Elektronik yang berisi keterangan penandatangan. Artinya, tanda tangan pada dokumen tersebut tersertifikasi.
  

2. Verifikasi di Adobe Reader 

• Buka Adobe Reader lalu buka dokumen bertanda tangan digital
• Klik tanda tangan pada dokumen tersebut, lalu pilih Signatures Properties
• Akan muncul informasi terkait tanda tangan digital, tanda bahwa tanda tangan digital tersebut tersertifikasi

Keuntungan Tanda Tangan Digital

• Kecepatan dan Efisiensi

Salah satu manfaat utama tanda tangan digital adalah kecepatan dan efisiensi dalam proses hukum. Dengan tanda tangan digital, dokumen elektronik dapat ditandatangani dan dikirimkan dengan cepat tanpa harus mencetak, mengirim, dan menunggu dokumen fisik.

• Keabsahan Hukum

Tanda tangan digital secara hukum sah dan diakui oleh banyak lembaga di dunia. Ini dikarenakan tanda tangan digital memiliki status keabsahan yang sama dengan tanda tangan konvensional.  Namun perlu diingat, tanda tangan digital memiliki kekuatan hukum apabila cara membuat tanda tangan digital dilakukan oleh PSrE yang mengeluarkan Sertifikat Elektronik.

Baca Juga: 4 Manfaat Jika UMKM Menggunakan Tanda Tangan Digital

• Keamanan dan Kerahasiaan

Tanda tangan digital juga dapat meningkatkan keamanan dan kerahasiaan dokumen. Proses tanda tangan digital yang melibatkan teknologi enkripsi yang kuat berfungsi untuk melindungi integritas dan kerahasiaan dokumen. Selain itu, tanda tangan digital juga dapat dilengkapi dengan fitur otentikasi ganda, seperti kata sandi, kode verifikasi, atau sidik jari, yang dapat mencegah pemalsuan atau penyalahgunaan dokumen.

• Penyimpanan dan Akses yang Mudah

Cara membuat tanda tangan digital yang dapat dilakukan dimanapun dan kapanpun akan memudahkan perusahaan dalam pekerjaan sehari-hari. Dokumen yang ditandatangani secara digital dapat dengan mudah disimpan secara elektronik dan diakses kapan saja dan di mana saja melalui sistem penyimpanan elektronik atau cloud.

Baca juga: 6 Dokumen Keuangan yang Bisa Menggunakan Tanda Tangan Digital Tersertifikasi

• Hemat Biaya

Penggunaan tanda tangan digital dapat membantu departemen legal menghemat biaya. Dibandingkan dengan tanda tangan fisik yang memerlukan pencetakan, pengiriman, dan pengarsipan dokumen fisik, tanda tangan digital menghilangkan biaya-biaya ini. Selain itu, penggunaan tanda tangan digital juga dapat mengurangi biaya yang terkait dengan kesalahan manusia, seperti kesalahan penulisan atau kesalahan dalam pengelolaan dokumen fisik.

VIDA App memudahkan cara membuat tanda tangan digital dengan cepat dan efisien pada dokumen-dokumen penting. Yuk, coba VIDA App sekarang dan rasakan kemudahan pengelolaan dokumen tanpa hambatan.