Meterai sudah ditempel, dokumen sudah siap, tapi siapa yang seharusnya tanda tangan di atasnya? Dalam perjanjian yang melibatkan dua pihak atau lebih, pertanyaan ini lebih sering membingungkan daripada yang dibayangkan.
Apakah cukup satu pihak saja, atau semua pihak harus tanda tangan di atas meterai masing-masing?
Jawabannya tergantung pada jenis dokumen dan siapa yang membuat komitmen di dalamnya. Untuk kontrak bisnis seperti perjanjian sewa properti, kesepakatan layanan EO, atau booking agreement dengan travel agent, memahami pihak yang tanda tangan di atas meterai bukan detail kecil.
Kesalahan di sini bisa melemahkan kekuatan dokumen saat dibutuhkan sebagai alat bukti.
Baca Juga: Contoh Surat Perjanjian Kesepakatan serta Cara Membuatnya
Ketentuan Penandatangan Meterai dalam Perjanjian Dua Arah
Untuk perjanjian yang melibatkan dua pihak, seperti kontrak sewa antara pemilik properti dan penyewa, atau kesepakatan antara EO dan klien, praktik yang paling kuat secara hukum adalah kedua pihak menandatangani di atas meterai masing-masing. Artinya, dokumen dilengkapi dua meterai, satu untuk setiap penandatangan.
Kenapa dua? Karena masing-masing pihak biasanya memegang satu salinan perjanjian. Agar kedua salinan memiliki kekuatan pembuktian yang sama, masing-masing perlu dilengkapi meterai dan ditandatangani dengan benar.
Pihak yang tanda tangan di atas meterai di salinan pertama adalah pihak A, dan di salinan kedua adalah pihak B.
Banyak perjanjian bisnis yang hanya menggunakan satu meterai dan ditandatangani oleh kedua pihak di lembar yang sama. Ini tetap sah, tapi kekuatan pembuktiannya lebih optimal jika masing-masing pihak memiliki dokumen bermeterai sendiri.
Apakah Surat Kuasa Harus Pakai Meterai?
Berbeda dengan perjanjian dua arah, surat kuasa adalah dokumen sepihak. Pihak yang tanda tangan di atas meterai pada surat kuasa adalah pemberi kuasa, yaitu pihak yang menyerahkan wewenangnya kepada orang lain untuk bertindak atas namanya. Penerima kuasa cukup menandatangani sebagai tanda menerima mandat, tanpa harus di atas meterai.
Surat kuasa sering digunakan dalam transaksi bisnis ketika salah satu pihak tidak bisa hadir. Misalnya, pemilik properti yang berada di luar kota mendelegasikan penandatanganan kontrak sewa kepada agen. Atau direktur perusahaan yang memberikan wewenang kepada manajer untuk menandatangani perjanjian kerja sama.
Jika menyangkut transaksi bernilai di atas Rp5 juta atau akan digunakan sebagai alat bukti, maka iya. Berdasarkan PMK 78/2024, dokumen seperti ini masuk dalam kategori yang memerlukan meterai. Jadi untuk surat kuasa dalam transaksi properti atau bisnis layanan, meterai bukan opsional.
Tantangan Koordinasi Tanda Tangan Bermeterai antar Pihak
Mengetahui siapa yang harus tanda tangan adalah satu hal. Mengkoordinasikan prosesnya adalah hal lain, terutama ketika pihak-pihak yang terlibat berada di lokasi berbeda.
Dalam industri properti, pemilik dan penyewa sering kali tidak berada di kota yang sama. Agen properti yang mengelola unit untuk pemilik di luar negeri harus mengurus surat kuasa dulu, baru kemudian menandatangani kontrak atas nama pemilik.
Untuk EO yang menangani puluhan peserta open trip dari berbagai kota, setiap kontrak perlu ditandatangani secara terpisah oleh masing-masing peserta.
Dengan meterai fisik, prosesnya melibatkan cetak dokumen, tempel meterai, kirim via kurir, tunggu pihak lain tanda tangan, lalu kirim balik. Satu kontrak saja bisa memakan waktu berhari-hari. Kalikan itu dengan puluhan kontrak di musim ramai, dan beban administrasinya menjadi hambatan nyata bagi operasional bisnis.
Cara Digital yang Lebih Efisien
Semua tantangan di atas menjadi jauh lebih sederhana dengan pendekatan digital. VIDA Sign memungkinkan setiap pihak dalam perjanjian untuk menandatangani dokumen dan membubuhkan e-Meterai dari lokasi masing-masing, tanpa perlu bertemu langsung atau bertukar dokumen fisik.
Workflow-nya intuitif: dokumen diunggah ke platform, dikirim ke semua pihak yang perlu menandatangani, lalu masing-masing membubuhkan tanda tangan digital dan e-Meterai dari perangkat mereka. Setiap langkah tercatat dalam audit trail yang lengkap.
Siapa yang sudah tanda tangan, kapan, dan dari mana, semuanya terdokumentasi dengan jelas. Tidak ada lagi ketidakpastian soal status dokumen yang masih "menunggu tanda tangan."
Untuk bisnis yang rutin mengelola banyak kontrak bermeterai, fitur Bulk Sign memungkinkan penandatanganan hingga 10 dokumen sekaligus, dengan proses yang selesai dalam 30 detik per dokumen.
Produktivitas pengelolaan dokumen bisa meningkat hingga 90%, dan e-Meterai bisa dibubuhkan langsung tanpa perlu stok fisik. Bagi agen properti, EO, atau travel agent yang bergerak cepat di musim ramai, ini berarti tidak ada lagi closing yang tertunda karena urusan administrasi.
Baca Juga: Contoh Surat Perjanjian Kerja: 5 Kesalahan Paling Sering Dilakukan
Pihak yang wajib tanda tangan di atas meterai dalam kontrak bisnis tergantung pada jenis dokumennya.
Untuk perjanjian dua arah, idealnya kedua pihak menandatangani di meterai masing-masing. Untuk surat kuasa, yang menandatangani di atas meterai adalah pemberi kuasa. Detail ini penting karena menentukan kekuatan pembuktian dokumen di mata hukum.
Dengan VIDA Sign, koordinasi antar pihak tidak lagi jadi hambatan. Semua penandatangan bisa membubuhkan tanda tangan dan meterai secara digital dari mana saja, dengan audit trail yang transparan dan workflow yang jauh lebih efisien dibanding cara manual.
